Digitaal (samen)werken heeft de toekomst

Medewerkers verwachten steeds meer van hun werkomgeving en met name van hun digitale werkomgeving. Steeds meer bedrijven proberen de digital employee experience te verbeteren en een juiste digitale werkplek is daar een groot onderdeel van. Hoe leren medewerkers nu goed digitaal (samen)werken? Met deze tips en valkuilen zit dat in uw bedrijf wel goed dit jaar.

Digital Employee Experience (DEX)

Eerst werd er enkel door bedrijven gefocust op de ideale ervaring voor de klant, maar al enige tijd beginnen ook steeds meer bedrijven te kijken naar het verbeteren van de ervaring van de medewerkers. Dit is maar goed ook, want het is gebleken dat gemotiveerde medewerkers beter de boodschap van het bedrijf kunnen uitstralen naar de klanten en hiermee dus ook consumenten enthousiasmeren voor uw product of dienst. De digital employee experience heeft te maken met hoe de werknemers met de digitale aspecten van uw bedrijf om kunnen gaan. Als medewerkers zich niet kunnen vinden in de bedrijfssystemen, dan zit een goede digitale samenwerking er waarschijnlijk (nog) niet in.

Valkuilen voor samenwerken

Een goede digitale werkplek ondersteunt de werknemers bij het werken en samenwerken. Wat zijn nu de valkuilen die dit kunnen dwarsbomen? Places.nl zet het voor u op een rij:

• Te veel verschillende systemen zorgen ervoor dat medewerkers geen overzicht meer hebben.
• Een open werkomgeving zorgt ervoor dat medewerkers minder persoonlijk contact met elkaar hebben omdat ze elkaar niet willen storen. Dit komt niet ten goede van de productiviteit. Er is meer kennis nodig bij medewerkers over het effect van digitale manieren van werken om de productiviteit weer op te kunnen krikken.
• Eén van onze grootste communicatiekanalen is de e-mail. Mensen krijgen enorm veel mail die soms zelfs ongewenst is. Hierdoor kunnen medewerkers heel lang bezig zijn met het opschonen van hun mail en pas laat aan echte taken beginnen.

Weg met de routine

Doordat het werk steeds minder voorspelbaar wordt, kunnen we op dit moment al bijna niet meer spreken van routinematig werken. Elke dag is anders en er moet continu direct op dingen ingespeeld worden. De bedrijfssystemen en tools zouden daarom dit soort onvoorspelbaar werk beter moeten kunnen ondersteunen naar de medewerkers toe. Bijvoorbeeld door mensen overal en altijd in de bedrijfssystemen te laten werken. Hierdoor wordt de scheidingslijn tussen werk en privé wellicht wel iets waziger, omdat iedereen altijd bereikbaar is. Dit heeft ook invloed op de manier waarop medewerkers met elkaar samenwerken, aangezien ze altijd met elkaar ideeën kunnen uitwisselen.

Door deze mogelijkheden is werken op afstand helemaal in vanaf dit jaar. 70% van alle werkende professionals werkt nu minstens één hele dag per week vanuit huis of een andere locatie. Naar verwachting zal dit aantal alleen maar stijgen de komende jaren.

De kracht van de medewerker

Daarnaast zitten we in een tijdperk waarbij de medewerker een luidere stem moet krijgen. De tijd waarin medewerkers simpelweg gezegd werd wat ze moesten doen, is voorbij. We zoeken nu naar meer manieren om de medewerker zelf beslissingen te laten nemen. Dit heet employee empowerment.

Ontwikkeling van de digitale werkplek

Waarschijnlijk zien we binnen een niet al te lange tijd dat de digitale werkplek steeds meer samen gaat hangen met de fysieke werkomgeving. Op deze manier vullen ze elkaar aan, in plaats van elkaar enkel tegen te werken. Door bijvoorbeeld ruimtes in te stellen (zowel on- als offline) die in het teken staan van creatie, kunnen collega's met elkaar overleggen en kennis delen over de systemen, apps en ideeën die ze misschien hebben voor de toekomst van het bedrijf.

De digitale werkplek vervangt ook steeds vaker het intra- en extranet. Deze twee versmelten in de digitale werkplek omdat medewerkers via de werkplek aan elkaar gesloten zitten en klanten ook soms toegang hebben.

Verder kunnen sommige opdrachten die tot nu toe door verschillende werknemers gedaan werden, uitbesteed worden aan AI (artificial intelligence). Door de bedrijfssystemen de opdrachten over te laten nemen, hebben medewerkers meer tijd voor opdrachten die daadwerkelijk belangrijk zijn. Op basis van algoritmes kunnen de systemen dan zelf kleinere opdrachten doen die medewerkers anders een hoop tijd hadden gekost.

Hoe pakt u de digitale werkplek aan?

Er zijn verschillende manieren om een (digitale) werkplek te verbeteren voor de medewerkers van het bedrijf. Ten eerste moet het bedrijf een duidelijke en verbindende visie creëren die de hele organisatie door en door kent. Door vervolgens de medewerkers en de mensen in het algemeen centraal te zetten, verbetert u de employee experience. Tot slot moeten bedrijven leren werken vanuit een lerend proces. Hiermee wordt bedoeld dat bedrijven werken op een medewerkersgerichte manier die het werk makkelijker en leuker maakt voor iedereen.

Foto: Canva