Vakantieperiode: rust nemen en tóch bereikbaar zijn

De zomer staat weer voor de deur en dat betekent dat ook u toe bent aan vakantie. Als ondernemer is een goede balans tussen werk en vrije tijd dan ook belangrijk. Maar hoe zorgt u er nu voor dat u met een gerust hart op vakantie kunt gaan en klanten u toch goed kunnen bereiken? Het laatste wat u natuurlijk wilt, is dat een klant vanwege een onbeantwoord telefoontje overstapt naar de concurrent. Places.nl heeft daarom vijf tips die u helpen bij uw bereikbaarheid tijdens de zomerperiode!

1. Plan

In de meeste gevallen weet u ruim van tevoren wanneer u of uw werknemers met vakantie gaan. Het is dan ook aan te raden om een vakantierooster te maken om ervoor te zorgen dat niet al uw werknemers tegelijkertijd afwezig zijn. Hierdoor weet u tijdig wanneer u onderbezet bent en kunt u dit communiceren naar klanten.

2. Communiceer

Heeft u een vakantierooster gemaakt, dan is het belangrijk om dit op een correcte manier te communiceren. Zo is het van belang om gewijzigde openingstijden of contactmomenten op de homepage van uw website te plaatsen of het bericht vast te pinnen op uw social media pagina. Daardoor valt de informatie snel op en voorkomt u dat het bericht wordt ondergesneeuwd en klanten niet op de hoogte zijn van eventuele wijzigingen.

3. Out of Office

Daarnaast is het aan te raden om een 'Out of Office' bericht in te stellen als u veel mailcontact heeft met klanten of relaties. Hierbij krijgt men een automatisch bericht wanneer u tijdelijk afwezig bent. Belangrijk is dat u in dit bericht duidelijk aangeeft welke periode u weg bent, wanneer u weer bereikbaar bent en welke collega bereikbaar is en de klant graag verder helpt. Een klantvriendelijke toon is daarbij van belang om te vermijden dat u klanten alsnog afschrikt.

4. Gebruik van antwoordservice

Verder is er een mogelijkheid waarbij u kunt ontspannen tijdens de vakantieperiode en u zich geen zorgen hoeft te maken over de bereikbaarheid. Met een antwoordservice worden uw telefoontjes doorgeschakeld naar een telefoniste op afstand en dus tijdig beantwoord. Ook zijn er verschillende mogelijkheden om de antwoordservice aan te passen of te personaliseren. Zo kunt u ervoor kiezen om gesprekken direct door te schakelen of na een aantal keer overgaan (in geval van verminderde bereikbaarheid). Daarnaast ontvangt u aan het eind van elk gesprek een bericht van elk gesprek. Zo bent u altijd op te hoogte wie contact heeft opgenomen en eventueel teruggebeld moet worden.

5. Bijwerken

Waarschijnlijk ligt er na uw vakantie een berg e-mails en terugbelverzoeken op u te wachten. Zorg er daarom voor dat u de eerste paar dagen na uw vakantie inplant voor het beantwoorden van e-mails en het terugbellen van klanten. Het is namelijk essentieel dat u de eerder gemaakte beloftes over uw bereikbaarheid ook nakomt.

Een goede voorbereiding en het gebruik van een antwoordservice kan u dus helpen om uw bereikbaarheid en daarmee klanttevredenheid tijdens de vakantieperiode op peil te houden. Zorg er dus voor dat uw vakantie niet ten koste gaat van uw bereikbaarheid, maar ook zeker niet andersom!