Hoe schrijf je een zakelijke e-mail?

Door vanuit een zakelijke e-mail te communiceren maak je een goede indruk bij je klanten. Je geniet van een professionele uitstraling en komt betrouwbaar over. Een zakelijk e-mailadres hebben is één, maar hoe schrijf je dan een zakelijke e-mail? Je leest het in dit artikel!

1. Communiceer vanuit een zakelijk e-mailadres

Allereerst is het natuurlijk belangrijk om vanuit een zakelijk e-mailadres te mailen. Je komt hierdoor professioneler en betrouwbaarder over. Hierdoor zullen (potentiële) klanten je mails sneller openen.

2. Voorzie je mail van een duidelijk onderwerp

Nog voordat iemand jouw e-mail opent, kan die persoon het onderwerp van de e-mail al zien. Met een goed en duidelijk onderwerp kun jij deze persoon dus overtuigen jouw e-mail te openen. Zeker wanneer je deze persoon nog niet kent is dit ontzettend belangrijk.

Wanneer jij deze persoon wel al kent en er bijvoorbeeld een referentienummer bekend is, is het ook erg nuttig deze in de onderwerpregel te vermelden.

3. Begroet de lezer

Je begint je e-mail met de begroeting. Let er hierbij op of het contact formeel of informeel is. Ken je de persoon nog niet? Hou het dan formeel en gebruik bijvoorbeeld 'Beste [achternaam]'. Ken je de persoon al wel? Dan mag het vaak best wat informeler. Gebruik bijvoorbeeld 'Beste [voornaam]' of 'Dag [voornaam]'.

Gaat de e-mail naar meerdere personen? Maak dan duidelijk voor welke groep of afdeling deze mail bestemd is. Begin de mail bijvoorbeeld met 'Beste directie' of 'Beste leden van het veranderteam'.

4. Vermeld het doel van je mail

Maak gelijk duidelijk wat het doel van de e-mail is. Zo weet de lezer waar de mail over gaat. Doe je dit niet? Dan kan het best zijn dat de lezer afhaakt. Schrijf bijvoorbeeld 'Middels deze e-mail wil ik je informeren over…' of stel direct een vraag.

Is jouw e-mail een antwoord op een andere e-mail? Bedank deze persoon dan voor zijn of haar reactie.

5. Sluit je mail netjes af

Bedank de lezer nog een keer en wens hem of haar een fijne dag. Sluit af met 'Met vriendelijke groet', gevolgd door je naam en contactgegevens.

Het is mogelijk een zogenoemde digitale handtekening te maken. Deze staat dan standaard onderin je mail. Hierin staat je naam, functie en contactgegevens verwerkt. Ook is het mogelijk het logo van je bedrijf toe te voegen.

6. Vergeet de bijlagen niet

Geef ,indien van toepassing, aan het einde van de e-mail aan welke bijlagen je in de mail hebt toegevoegd. Geef deze bijlagen ook een duidelijke naam, bijvoorbeeld 'Verslag vergadering reorganisatie 16/04/22' in plaats van 'Verslag'. Vermeld hier kort bij wat de lezer hiervan kan verwachten.

Check of je ook daadwerkelijk de genoemde bijlagen hebt toegevoegd. Het komt onprofessioneel over wanneer dit niet het geval is.

7. Controleer je mail

Lees je e-mail nog een keer na voordat je deze verstuurt. Let hierbij op eventuele spellingsfouten en kijk of je alle benodigde informatie hebt genoemd. Denk je dat de mail korter kan? Doe dit vooral! Hierdoor wordt de mail overzichtelijker en is het voor de lezer sneller duidelijk wat het doel van de mail is.

Zo, nu weet jij als geen ander hoe je een zakelijke e-mail moet schrijven. Heb je nog geen zakelijk e-mailadres? Wij helpen je graag! Voor maar €29 per jaar kom jij professioneel en betrouwbaar over.