Uitpuilende to-do lijst? Zo stel je prioriteiten

Wanneer je to-do lijst uitpuilt van de taken die je op je bordje hebt genomen, is het soms lastig om door de bomen het bos nog te zien. Veel mensen hebben het idee dat to-do lijstjes alleen maar meer stress opwekken omdat er telkens dingen bij komen. Op een gegeven moment is het genoeg geweest. Het is tijd om je to-do lijst aan te pakken en prioriteiten te stellen. Maar hoe doe je dat precies? Places.nl onderzocht hoe je het allerbeste prioriteiten kunt onderscheiden van bijzaken.

Prioriteiten stellen is lastig

Je bent niet de enige die prioriteiten stellen lastig vindt. Er zijn veel andere Nederlanders die net zo de kluts kwijt kunnen zijn als jij. Hoe kan het dat het zo moeilijk is om belangrijke zaken te onderscheiden? Het afgelopen decennium zijn we steeds meer overprikkeld geraakt. Die overprikkeling zorgt ervoor dat wij heel veel informatie moeten verwerken. Door die extra prikkels en veranderingen tijdens je werkdag, verloopt vaak niet alles geheel zoals gepland. Deze dingen kunnen ervoor zorgen dat jij niet precies weet welke taken nu belangrijker zijn dan andere. Alles lijkt op dat moment belangrijk. Ook omdat je de taken misschien krijgt van verschillende mensen voor wie het allemaal erg belangrijk is dat jij de taak afrondt.

Eisenhower model

Om hoofd- van bijzaken te kunnen onderscheiden, maken veel mensen gebruik van het Eisenhower model. Dit model laat je gemakkelijk opdrachten categoriseren zodat jij kan beslissen wat je nu moet doen en wat ook morgen gedaan kan worden. Bij het model zijn er twee variabelen waar je je opdracht in kan verdelen. Op de eerste plaats moet je weten of de opdracht dringend is of niet. Op de tweede plaats is het belangrijk om te weten of belangrijk is of niet. Op basis van die punten, zijn er vier mogelijke opties die je kan toepassen op je opdracht:

Doen. De opdracht is belangrijk en en dringend. Dit betekent dat het niet kan wachten en nu gedaan moet worden. Een doen-opdracht doe je uiteraard als allereerste.

Inplannen. De opdracht is belangrijk, maar niet dringend. Je mag deze taak absoluut niet vergeten. Het is dus van belang dat je deze opdracht in je agenda zet voor op een later moment.

Delegeren. De opdracht is niet belangrijk, maar wel dringend. Deze taak moet wel direct gedaan worden, maar dit hoeft niet per se door jou te gebeuren. Delegeerbare taken kunnen taken zijn als bepaalde administratieve zaken, telefoongesprekken of vergaderingen. Geef de taak aan iemand die je vertrouwt.

Elimineren. De opdracht is niet belangrijk en niet dringend. Als je tijd over hebt, kan je deze taak aanpakken, maar in drukke tijden is dit de eerste taak die je van je lijst moet schrappen. Denk hierbij aan irrelevante post of kleinere opdrachten die je als gunst hebt aangenomen.

10 minuten regel

Orde op zaken stellen hoeft helemaal niet lang te duren. Als je je aan de 10 minuten regel houdt, neemt prioriteiten stellen helemaal niet zo veel tijd in beslag! Neem de tijd om elk punt op je to-do lijst in te vullen in het Eisenhower model. Op basis van die informatie kan je je dag indelen. Nu kan je je werkdag besteden aan alle opdrachten die in het 'Doen' vakje staan. Wanneer je die af hebt, begin je aan de ingeplande opdrachten. Aan het eind van de dag pak je je lijstje er weer bij en maak je hetzelfde schema voor de dag erna. Denk erom: 10 minuten per dag!

Zie? Het is niet moeilijk of tijdrovend. Met 10 minuten per dag, heb jij orde op zaken gesteld!

Foto: Canva