Videoconferencing voor ondernemers

De wereld om ons heen verandert razendsnel. Met de opkomst van mobiel internet, smartphones en tablets zijn we in staat om altijd en overal te werken. Zelfs voor een vergadering is het tegenwoordig niet meer nodig om allemaal fysiek in dezelfde ruimte te zijn. Door middel van videoconferencing is het mogelijk om te vergaderen terwijl de één thuis aan het werk is en de ander op kantoor of zelfs in het buitenland zit. Volgens het onderzoek 'The upwardly mobile enterprise' van IBM en Oxford Economics is videoconferencing booming business, en zal het in de toekomst meer en meer worden gebruikt. Maar wat is videoconferencing precies, en wat kunt u als ondernemer met deze mobiele vorm van vergaderen? In deze blog leest u meer over hoe u videoconferencing kunt gebruiken en wat de voor- en nadelen ervan zijn.

Wat is videoconferencing?

Videoconferencing betekent letterlijk online communiceren in beeld en geluid over een grote afstand. Het kan hierbij gaan om communicatie tussen twee locaties (één op één verbinding) of communicatie tussen meerdere locaties tegelijkertijd. Deze communicatie kan op drie manieren tot stand komen. De meest voorkomende manier is met een software programma dat via internet verbinding maakt met een computer op een andere locatie. Andere manieren zijn via een satellietverbinding, dit is de verbinding waarmee u ook telefoneert, of via ISDN verbinding. Bij videoconferencing wordt er vergaderd zonder dat alle personen fysiek in dezelfde ruimte zijn. Zo kan er worden vergaderd met iemand die thuis werkt, onderweg is of in zelfs in het buitenland zit. Simpel gezegd is het een vergadering in een online vergaderzaal. Zonder dat u het weet heeft u misschien al wel eens gebruik gemaakt van videoconferencing, bijvoorbeeld via Skype of Facetime. Dit zijn namelijk programma's waarmee u online belt en waarbij u de ander ook kunt zien. Grote en of internationale organisaties hebben vaak een speciale ruimte voor videoconferencing, met speciale software en apparatuur.

Echter, tegenwoordig is deelname aan videoconferencing via uw computer, laptop of via simpelweg via een app op uw telefoon of tablet ook mogelijk. Omdat videoconferencing enorm groeit, is ook het aantal aanbieders van software en apparatuur enorm gestegen. Waar privé Skype en Facetime nog toereikend zijn, is voor een professionele vergadering gespecialiseerde software en goede microfoons en camera's wel prettiger werken. Dit, omdat Skype volledig is gericht op consumenten, van minder goede kwaliteit is en minder opties heeft dan software dat echt is ontwikkeld voor videoconferencing. Een voorbeeld van een gespecialiseerd en internationaal bedrijf met veel ervaring is Dekom, gevestigd te Breda. Dit bedrijf heeft ongeveer alles wat u zich kunt voorstellen op het gebied van videoconferencing, van kleinschalige software tot internationale pakketten, met speciale audiovisuele apparatuur voor in de vergaderruimtes. Andere bedrijven die zich volledig hebben gespecialiseerd in videoconferencing zijn Video for Conference, Lifesize, Vidyo en Cisco Webex.

Wat kan videoconferencing voor u betekenen?

Vergaderen is een belangrijk onderdeel van ons werkzame leven geworden. Gewapend met een blocnote en een pen in de ene hand en een kop koffie in de andere, beginnen veel werknemers hun dag met vergaderen. Wanneer één van de deelnemers in de file staat of die dag met een ziek kind thuis moet blijven, kan de vergadering niet in zijn geheel plaatsvinden. Echter, een videoconferentie maakt het mogelijk om op dat moment wél te vergaderen, ongeacht het weer of de verkeerssituatie. Ook een ontwikkeling als Het Nieuwe Werken maakt het voor veel werknemers enondernemers onnodig om altijd op kantoor aanwezig te zijn. Steeds meer ondernemers en werknemers werken met een cloud, waardoor ze niet meer afhankelijk zijn van de fysieke database op het werk en dus niet aanwezig hoeven zijn om hun bestanden te kunnen raadplegen.

Videoconferencing zorgt ervoor dat u niet meer alleen voor die vergadering naar kantoor of naar de klant hoeft, maar dat u gewoon vanuit huis, uw vakantieadres of auto kunt vergaderen. Dit is tevens het geval als het gaat om vergaderingen met buitenlandse collega's, partners of klanten. Door internationalisering van het werk in Nederland is het steeds vaker nodig om contact te hebben met het buitenland. Een vlucht is erg duur en tijdrovend, een telefoontje is vaak niet toereikend omdat slechts elkaar horen niet genoeg is om écht tot elkaar te komen, dus een videoconference met beeld en geluid biedt ook in dit geval een oplossing. Wanneer u dus regelmatig vergadert en hier daadwerkelijk afstand voor moeten overbruggen dan kan videoconferencing een uitkomst zijn. Of u nu zelfstandig ondernemer bent en regelmatig contact heeft met uw partners en klanten, of dat u werknemer bent bij een klein of groot bedrijf en u vaak intern of extern overleg pleegt; in beide gevallen kan het u veel tijd en geld gaan schelen.

Wat zijn de voordelen?

Wanneer we het onderzoek 'The upwardly mobile enterprise' van IBM en Oxford Economics mogen geloven zal videoconferencing de komende jaren enorm groeien. Er is behoefte aan meer communicatie over grotere afstanden zonder dat het ons meer tijd of geld gaat kosten. Videoconferencing zal in dat opzicht een aantal voordelen hebben ten opzichte van vergaderen in dezelfde ruimte. We hebben de belangrijkste voor u op een rijtje gezet.

1. Besparing op reiskosten en reistijd
Eén van de grootste voordelen van videoconferencing is de besparing op reistijd en reiskosten. Waar u eerst moest afreizen naar klanten, collega's of leveranciers kunt u met videoconferencing de vergadering vanuit huis of vanuit waar dan ook een vergadering bijwonen. Zeker sinds de brandstofprijzen en kosten voor tickets en hotelovernachtingen zijn gestegen biedt videoconferencing voor veel ondernemers een uitkomst. Dit houdt in dat afspraken die voorheen onmogelijk leken nu toch mogelijk zijn. Vanmiddag nog aanschuiven bij een overleg in New York? Geen probleem!

2. Digitaal delen
Een ander groot voordeel van videoconferencing is het 'beeldscherm delen'. Dit houdt in dat u de stukken die u bespreekt direct digitaal met iedereen kunt delen die deelneemt aan de videoconference. Ook kunt u een PowerPointpresentatie, Excel sheet, internetpagina's en online programma's direct delen tijdens het gesprek. Naast het feit dat dit iedere deelnemer heel wat printpapier scheelt, kunt u ook online programma's, software en internetpagina's delen. Per videoconference aanbieder zijn er verschillende mogelijkheden en functies, afhankelijk van het abonnement dat u afsluit. Functies die in bij ongeveer ieder abonnement horen zijn scherm delen, chat, aanwijspijlen, markers en een virtueel whiteboard. Dit maakt online vergaderen wel heel gemakkelijk.

3. Elkaar horen en zien
Een groot voordeel van videoconferencing is dat alle deelnemers elkaar niet alleen horen maar ook zien. Via een webcam ziet iedere deelnemer de andere deelnemers, en lijkt het net alsof u bij de andere deelnemers in dezelfde ruimte zit. U ziet de lichaamstaal van de andere deelnemers, en zoals u waarschijnlijk weet is lichaamstaal, oogcontact en andere non-verbale communicatie nog belangrijker dan wat er letterlijk gezegd wordt. Deze elementen mist u bij een telefoongesprek, maar zijn wel degelijk aanwezig bij een videoconference.

4. Communicatie met grote groepen
Videoconferencing is meer dan online gesprekken of vergaderingen voeren. Ook een presentatie opnemen is mogelijk. Deze kunt u dan versturen naar of afspelen voor een groot aantal mensen, en u kunt deze zelfs afspelen tijdens een online vergadering. Op deze manier bereikt u met één presentatie veel mensen!Tevens is het hierbij mogelijk om een wachtwoord in te stellen dat nodig is om deze presentatie af te spelen. Dit voorkomt dat iedereen die online een beetje handig is de presentatie kan vinden en afspelen Ook het organiseren van een online conferentie is mogelijk. Dit houdt in dat u met een videoconferentie houdt met meer dan twintig personen. Omdat het met veel deelnemers al snel een rommelige vergadering kan worden, zijn er twee dingen erg belangrijk. Het eerste is een goede gespreksleider, iemand die duidelijk aangeeft wie wanneer aan het woord mag, en goed in de gaten houdt wie er iets wil zeggen. Ten tweede is een duidelijke gespreksstructuur belangrijk zodat iedereen weet of het alleen om een presentatie gaat, of dat men daadwerkelijk vragen mag stellen of dat het echt gaat om een groepsgesprek. Het vereist wat organisatie, maar een online conferentie maakt het wel mogelijk om met heel veel mensen uit alle hoeken van de wereld tegelijkertijd te vergaderen.

Wat zijn de nadelen?

Videoconferencing kan een fantastische uitkomst bieden, zijn er wel een aantal nadelen. Ook hier zullen we de belangrijkste even langslopen.

1. Afhankelijk van uw technologie
Wanneer u een videoconferentie houdt bent u afhankelijk van een internetverbinding en apparatuur. Deze vormen van techniek doen het bijna altijd, maar kunnen ook falen. Als de verbinding eruit ligt terwijl u bijvoorbeeld net een bespreking wilt houden met een belangrijke potentiële klant kan dit videoconferencing vereist technologie en verbinding. Deze techniek kan op ongelukkige momenten falen, terwijl u wel belangrijke dingen te bespreken heeft.

2. Afhankelijk van de ander
U bent mede afhankelijk van de apparatuur 'aan de andere kant'. U kunt zelf wel de mooiste full HD systemen hebben, wanneer degene waarmee u vergadert een 20 jaar oud systeem gebruik zal de kwaliteit van het gesprek niet optimaal zijn. Een gesprek waarbij het beeld en geluid constant hapert omdat de ander zijn apparatuur niet op orde heeft kan tot frustraties leiden, die bij fysieke vergadering niet aanwezig waren geweest.

3. Geen persoonlijk contact
Het échte persoonlijke contact, een handdruk, de smalltalk voor en na de vergadering vallen soms weg. Dit kunnen belangrijke momenten zijn, die u mist bij een videoconference. Om deze reden is het goed om elkaar af en toe echt te blijven ontmoeten, en niet alle communicatie via videoconferences te laten verlopen.

4. Kostbare investering
Wanneer u het groots en professioneel gaat aanpakken is videoconferencing een kostbare aangelegenheid. Het inrichten van een speciale ruimte met microfoons, beeldschermen en goede geluidsapparatuur lopen de bedragen al snel op. Ook betaalt u maandelijks een bedrag aan de provider waar u alles heeft aangeschaft en die de verbinding en software beheert. Dat videoconferencing in opmars is staat buiten kijf. Of u daar nu ook direct mee moet beginnen is een tweede. Met de belangrijkste voor- en nadelen op een rijtje kunt u een afweging maken of het ook voor uw onderneming iets kan zijn. Experimenteer bijvoorbeeld eerst eens met een programma als Skype of probeer videoconferencing een maand gratis uit bij een echte provider. De ervaring moet leren waar videoconferencing binnen uw organisatie echt meerwaarde heeft of niet.