Hoe je de urenregistratie een stuk effectiever aan kan pakken

Urenregistratie is in het bedrijfsleven vaak een ondergeschoven kindje: uren worden vaak slecht of op een handmatige en ineffectieve manier bijgehouden. En dat terwijl urenregistratie voor veel organisaties een cruciaal bedrijfsonderdeel is. Is er bij jou op het gebied van urenregistratie nog veel winst te behalen? Het digitaliseren en automatiseren van het urenregistratieproces is een goede manier om winst te boeken op dit terrein. In dit artikel lees je alles over hoe je dit het beste aan kunt pakken.

Ondergeschoven kindje door ouderwetse methodes

Er zijn verschillende redenen die ten grondslag kunnen liggen aan een ineffectieve urenregistratie. Ten eerste onderschatten werknemers en werkgevers de administratie vaak en zien dit slechts als een bijkomstigheid. Ze zijn zich niet altijd bewust van het belang van een goede urenregistratie en zien het eerder als een last. Dit is vooral het geval wanneer er ouderwetse methodes worden gebruikt, die ze zien als omslachtig en tijdsintensief. Te denken valt aan excel bestanden of notitieblokken.

Gevolgen: uitstelgedrag en onnauwkeurigheid

De ouderwetse methodes van urenregistratie weerhoud en werknemers ervan om hun urenregistratie direct bij te houden, wat leidt tot uitstelgedrag en onnauwkeurigheid: meer dan 70% procent van de werknemers houdt hun uren niet goed bij.

Tijd voor verandering

Als je de gewerkte uren wél goed bijhoudt, zie je in één oogopslag wat je aan de klant moet factureren en aan welke activiteiten of klanten je het meeste tijd besteedt. Een ander voordeel van een goede urenregistratie is dat je kunt bewijzen dat je het urencriterium van de belastingdienst hebt bereikt. Sommige belastingvoordelen voor ondernemers vereisen namelijk dat je minimaal 1225 uur per jaar in je bedrijf steekt. Met onderstaande tips zorg jij ervoor dat je urenregistratie tiptop in orde is.

Drie tips om jouw urenregistratie te verbeteren

Tip 1: Maak urenregistratie eenvoudig

Een zo simpel mogelijk tijdsregistratiesysteem werkt het best. Het tijdsregistratiesysteem maak je een stuk eenvoudiger door een speciale urenregistratie-app te gebruiken of de urenregistratie online te regelen. Met slechts één druk klok je in of uit voor een bepaalde activiteit. Gegevens worden vervolgens feilloos verwerkt en opgeslagen.

Tip 2: Koppel urenregistratie aan facturatie

Je kunt het proces van urenregistratie nog verder versoepelen door het te koppelen aan functies als factuurverwerking. Het is tegenwoordig mogelijk om software die uren bijhoudt te integreren met factuurverwerkings- of boekhoudsoftware. Gewerkte uren kunnen gelijk gefactureerd worden.

Tip 3: Maak urenregistratie nauwkeurig

Uren die niet goed bijgehouden worden kunnen leiden tot het mislopen van inkomsten. Deze situatie kan voorkomen worden door het nauwkeuriger bijhouden van uren. Een urenregistratie systeem houdt de gewerkte tijd tot op de seconde nauwkeurig bij. Alle uren per activiteit, klant of project kunnen geregistreerd worden door werknemers. Tegelijkertijd is er ook inzicht in bedrijfsprocessen en projecten, om deze efficiënter te maken. Toekomstige projecten en activiteiten kunnen dan beter ingeschat worden op tijdsduur.

Foto: Bigstock