Google Drive: handige toepassingen voor ondernemers
Google Drive, voorheen Google Docs, biedt u als ondernemer geheel kosteloos veel handige mogelijkheden. Zo kunt u heel eenvoudig bestanden en mappen beheren en deze delen met uw medewerkers. Bent u al bekend met Google Drive? Places vertelt u meer in deze blog.
Altijd toegang tot bestanden
Met Google Drive heeft u altijd en overal toegang tot uw bestanden. Via Google kunt u inloggen op Google Drive met uw Gmail-account. Dit kan op ieder apparaat met een internetverbinding. Crasht uw computer, dan gaan uw bestanden niet verloren. U kunt gewoon via een andere computer inloggen op uw account en alsnog uw bestanden raadplegen.
Bestanden en mappen aanmaken
In Google Drive kunt u nieuwe bestanden en mappen aanmaken. Onder de knop 'maken' vindt u zes basisopties:
1. Een document: een tekstbestand.
2. Een presentatie: bijvoorbeeld een PowerPoint.
3. Een spreadsheet: zoals Excel.
4. Een formulier: bijvoorbeeld een vragenformulier of enquête.
5. Een tekening: zoals een eenvoudige tekentool.
6. Een map. Het is ook mogelijk om bestanden vanaf uw harde schijf te uploaden naar Google Drive. Bijvoorbeeld pdf-bestanden, maar ook foto's, Excel-bestanden en Office-documenten. Google Drive is dus ook ideaal als back-up tool.
Bestanden delen
Google Drive biedt eveneens de mogelijkheid om bestanden eenvoudig te delen. Wanneer u een document heeft aangemaakt kunt u via de knop 'delen' toegang verlenen aan andere personen. U kunt hierbij een standaardinstelling inschakelen, waardoor een geselecteerde groep personen automatisch de documenten in kunnen zien. Daarnaast is het ook mogelijk om groepen aan te maken en bijvoorbeeld per afdeling documenten te delen. In een groep worden documenten en mappen vervolgens automatisch gedeeld wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker aan een bepaalde map wordt toegevoegd. U kunt bestanden delen met iedereen die in het bezit is van een Gmail-adres. In de map 'Gedeeld met mij' in Google Drive is door de betreffende persoon te zien welke bestanden gedeeld worden door u.
Delen en beheren
In Google Drive kunt u niet alleen een groep of enkele individuen toegang geven tot bestanden, ook kunt u aangeven welke mogelijkheden deze personen in het bestand hebben. Zo kunt u kiezen voor de optie om deze personen alleen het bestand weer te laten geven, opmerkingen te laten plaatsen of de mogelijkheid te bieden om het hele bestand te bewerken.
Samenwerken
Een ander groot voordeel van Google Drive is dat u met meerdere personen tegelijk in één document kunt werken. U kunt dus realtime samenwerken, in plaats van heen en weer te mailen of te wachten op elkaars toestemming om het document te openen.
Synchroniseren met de harde schijf
Tot slot is het mogelijk om Google Drive te installeren op de harde schijf van uw computer. Hierdoor wordt een map op uw computer gecreëerd, die direct synchroniseert met Google Drive. Ook is het mogelijk om vanuit Google Drive bepaalde mappen te synchroniseren met uw harde schijf. Let er hierbij wel op, dat als uw computer gestolen wordt, de map op uw computer inzichtelijk is voor iedereen. Synchroniseer daarom bijvoorbeeld alleen noodzakelijke bestanden.
Meer interessante informatie voor het mkb met Places
Google Drive biedt uw onderneming dus veel voordelen en dat geheel kosteloos! Naast de diensten die Places u als ondernemer aanbiedt via Telefoonboek.nl, Beste.nl en Openingstijden.com en met de Places Antwoordservice, bent u bij ons ook aan het juiste adres voor meer relevante en interessante informatie voor het mkb. Lees bijvoorbeeld meer over handige applicaties voor onderweg en over social media trends van 2015. Houd Places.nl dus ook in 2015 goed in de gaten!
