Succesvol online vergaderen doet u met deze tools

Om te vergaderen hoeft u tegenwoordig niet meer allemaal op dezelfde plek te zijn. Doordat we steeds meer digitaal worden, kunnen we ook op afstand afspraken maken en meetings organiseren. Online vergaderen brengt verschillende voordelen met zich mee. Benieuwd naar welke online vergadertools u het beste kunt gebruiken? U leest het in dit artikel.

Voordelen van online vergaderen

U kunt er bijna niet meer omheen: online is het nieuwe vergaderen. Waarom is deze digitale vorm van ontmoeten zo populair? Allereerst het meest voor de hand liggende voordeel: u hoeft geen lange reizen meer te maken. Online vergaderen kunt u vanuit uw eigen kantoor en zelfs vanuit huis doen. Daarnaast is het online gemakkelijker om direct de juiste bestanden met uw collega's te delen. Doordat u geen reiskosten meer maakt en geen andere tijd verliest bespaart u kosten en kunt u uw tijd efficiënter indelen.

Gratis online vergadertools

Er zijn verschillende gratis tools te vinden die online vergaderen mogelijk maken. Deze gratis tools zijn gemakkelijk in gebruik, maar hebben ook beperkingen. Lees de voor- en nadelen van elke tool.

Skype

Wellicht de minst verrassende maar wel meest bekende tool: Skype. Veel bedrijven maken al gebruik van Skype om collega's te bellen, maar nog niet iedereen gebruikt Skype ook om te vergaderen. In Skype kunt u gemakkelijk zien welke collega's beschikbaar zijn. Mogelijke nadelen zijn dat er slechts vijf mensen tegelijkertijd kunnen vergaderen en dat iedereen een account op Skype moet hebben. Een account is echter gratis en in een paar klikken aangemaakt. Skype for Business heeft verschillende pakketten, waarbij de eerste mogelijkheid biedt 250 deelnemers toe te voegen en kost $2,- per gebruiker per maand.

Google Hangouts

Google Hangouts is een andere tool die u kunt gebruiken om online te vergaderen. Hangouts is gemakkelijk op alle devices te gebruiken (tablet, smartphone, laptop). Daarnaast kunnen tien mensen tegelijkertijd vergaderen. Ook voor Google Hangouts is het nodig om een account aan te maken. Een abonnement op Google Hangouts start vanaf $5,- voor 30 GB aan ruimte.

Zoom

Zoom is ook een handige tool. De gratis versie maakt vergaderen met 100 personen mogelijk. Vergaderingen kunnen echter maar 40 minuten duren. Voor langere vergaderingen, zult u een abonnement moeten afsluiten, startend bij €13,99 per maand.

WebEx

WebEx biedt soortgelijke functies als Zoom, waarbij WebEx nog een stapje verder gaat en alle samenwerkingstools in één pakket aanbiedt. Wanneer u al beschikt over samenwerkingstools kunt u dit laten integreren met WebEx, waardoor u gemakkelijk bestanden kunt delen of samenwerking aan een document vanuit één interface. Voor een abonnement betaalt u tussen de €12,- en €26,-.

De meerwaarde van online vergaderen voor uw bedrijf

Met online vergaderen heeft u de mogelijkheid om het maximale uit uw teambijeenkomsten te halen. Er gaat vaak heel wat tijd zitten in overleggen en meetings. Bovenstaande online vergadertools dienen ter inspiratie, zodat u gemakkelijker ideeën kunt overbrengen, creatief te werk kunt gaan en beter kunt samenwerken.

Ga voor uzelf na of online vergaderen een slimme methode is door na te gaan hoe vaak u wekelijks vergadert, in welke setting en welk doeleind, wie de deelnemers zijn en welke verantwoordelijkheden worden doorgenomen. Online vergadering tools bieden alleen ondersteuning, wanneer de gebruikerservaring van deelnemers goed is. Teams zullen een online vergader tool omarmen en van profiteren als het soepel werkt, niet alleen de tool op zich; maar ook de integratie van de tool binnen bestaande processen of gebruikte toepassingen.

Foto: Canva