Weerstand bij verandering tegengaan door de Kaizen methode

Kaizen is oorspronkelijk een Japanse levensfilosofie. Het idee erachter is langdurige verbetering door continue verandering. Deze verandering verloopt met kleine stappen en herhaalt zich elke dag. Het is omgezet naar een bruikbare methode die als een van de eersten door Toyota gebruikt werd, die uitgroeide tot een succesvol autofabrikant. De veranderingen die bij elk stapje worden ingezet zijn net niet groot genoeg om het comfort van werknemers te verminderen, maar wel groot genoeg om het positieve verschil te bemerken. Wat de mensen werkend met dit systeem aanspreekt is dat het proces niet als een geheel wordt bekeken "het is één grote puinhoop". Maar dat er elke dag een klein aspect aangepakt wordt, waardoor het proces stapje voor stapje productiever en handzamer wordt.

Waarom Kaizen toepassen?

Maar waarom zou je in kleine stapjes werken, als je ook het hele proces meteen kan omgooien? Omdat je dan te maken krijgt met werknemers die weerstand bieden tegen verandering. Professor Rosabeth Moss Kanter van Harvard University heeft een aantal gevolgen van zo"n grote plotselinge verandering op een rij gezet. Ten eerste ervaren medewerkers soms het gevoel van controleverlies. Zij ervaren dat de controle en autonomie over de eigen activiteiten verdwijnt. Dit levert weerstand op en leidt in sommige gevallen zelfs tot ontslag. Het verkleinen van de hoeveelheid verandering, zal dit controleverlies verminderen of zelfs elimineren. Ten tweede zijn veel elementen in het werkproces van de werknemer gedeeltelijk automatisch geworden, wanneer er meerdere van deze elementen tegelijk veranderd worden, levert dit extra stress op. Als laatste kan het zelfvertrouwen van medewerkers worden aangetast bij een te grote verandering. Vragen als "Kan ik dit wel?" steken dan de kop op. Wanneer er elke keer kleine veranderingen worden toegepast is de verandering in activiteiten te overzien en blijft het zelfvertrouwen in tact.

Wat zijn onderliggende principes van Kaizen

Bij het gebruik van Kaizen gaat het om drie "mu"s". Dit zijn principes die voorop staan. Ten eerste de Muda, die gericht is op het verminderen van verspilling. Overbodige zaken in het proces worden hierbij geëlimineerd. Ten tweede de Muri, dit houdt in dat er optimale inspanning is van mensen en middelen. Overbelasting is hierbij uit den boze, maar onder belasting uiteraard ook. Ten derde de Mura, deze gaat over het verminderen en voorkomen van afwijkingen. Wanneer er ergens in het proces een afwijking voorkomt, heeft dit grotere gevolgen voor de uiteindelijke uitkomst. De autonomie van werknemers wordt hierbij vergroot, omdat deze zelf het proces evalueren. Hierdoor worden direct bruikbare oplossingen door de medewerkers zelf aangedragen in plaats van door het management dat niet zelf in het werkproces staat.

Concrete elementen van Kaizen

Kaizen kenmerkt zich door de klinische methode van werken. Hierbij zijn er 5 principes van waaruit het proces bekeken en verbeterd kan worden.

1. Seiton (sorteren), kijk of de materialen die nodig zijn op goed vindbare en praktische plekken liggen en zorg ervoor dat onnodige materialen zijn opgeborgen.
2. Seiso (schoonmaken), werkruimtes en apparatuur moeten goed worden schoongemaakt, bureaus horen schoon te zijn.
3. Seiri (scheiden en opruimen) materialen die niet meer nodig zijn of lang niet zijn gebruikt moeten direct worden weggegooid.
4. Seiketsu (standaardiseren), door een standaard proces in te stellen, kunnen er weinig fouten en verspilling plaatsvinden en is het eindresultaat altijd eenduidig. Verandering van een klein onderdeel in het proces, kunnen daardoor grote positieve gevolgen hebben voor het eindresultaat, zonder dat daar nog storende variabelen tussen zitten.
5. Shitsuke (zelf discipline) medewerkers houden zich aan regels en procedures en de organisatie draagt hier verantwoordelijkheid voor, door haar medewerkers te stimuleren om deze regels te volgen.

Stappenplan voor het implementeren van Kaizen

Om daadwerkelijk te zien waar de verbeteringen in uw eigen bedrijf zitten kunt u gebruik maken van de zes stappen van Kaizen. Ten eerste moet het probleem gedefinieerd worden. Vervolgens zal het probleem gemeten moeten worden, door middel van feiten heeft u dan een uitgangspunt voor de verandering(en). De feiten worden geanalyseerd en hieruit komen verbeteringen naar voren, u kunt uw werknemers vragen om suggesties voor het veranderen van het werkproces. Deze verbeteringen moeten dan gecategoriseerd worden en een bepaalde prioriteit krijgen. Als voorlaatste stap implementeert u de verbetering en monitort daarbij het proces. Wat is de status en hoe ver reikt de voortgang? Wanneer de verandering positieve gevolgen heeft, komt de laatste stap: standaardiseren. Het stappenplan kan bij elk probleem weer opnieuw gebruikt worden.

Foto: Pixabay