AI-telefonist Daan: zo maakt hij verschil bij Fysiotherapie Keulen & Brusse

Goed bereikbaar zijn klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk is het dat zelden. Soms komen er meer telefoontjes binnen dan je team kan verwerken, soms lukt het simpelweg niet om op te nemen. En elke gemiste oproep is een gemiste klant.

Ook Erik Lette, eigenaar van Fysiotherapie Keulen en Brusse in Bodegraven, liep vast op bereikbaarheid en structuur. Zijn oplossing was niet nog een extern, onpersoonlijk callcenter, maar een slimme AI-telefonist. En het resultaat verraste hem.

De uitdaging: wachttijden en gemiste kansen

Vóór de overstap naar AI werkte de praktijk met de eigen secretaresses, aangevuld met externe telefonistes van een callcenter. Daar zaten een paar hardnekkige problemen in. Gespreksverslagen waren soms onvolledig, telefoonnummers werden verkeerd genoteerd en het juiste script werd niet altijd gevolgd.

Daarbovenop liep tijdens piekuren de wachttijd flink op. Dat zorgde voor onrust bij zowel het team als de cliënten. Erik zocht naar rust, structuur en een betrouwbare achterwacht aan de telefoon.

De aanpak: een vertrouwde stem met de kracht van AI

Samen met Places.nl richtte de praktijk AI-telefonist Daan in. Wat meteen opvalt: elk gesprek start met de stem van hun eigen secretaresse Denise, een bekende stem binnen de praktijk. Zo raken cliënten op een natuurlijke manier vertrouwd met de nieuwe aanpak. Daarna neemt Daan het over en begeleidt hij de beller stap voor stap.

Daan herkent zelfstandig het juiste protocol en vraagt de relevante gegevens uit. Kort na het gesprek ontvangt de praktijk automatisch het transcript per mail.

De beller spreekt de praktijk dus niet persoonlijk, maar houdt er wel een voldaan gevoel aan over en het team wordt ontzorgd. Om de digitale ontvangst écht prettig te laten voelen, is er geëxperimenteerd met verschillende stemmen en wachttijden.

"Daan is sympathiek, volledig en vraagt goed door. Wij hebben er nauwelijks nog omkijken naar," aldus Erik.

Het resultaat: kwaliteit en rust

Sinds de overstap naar Daan merken Erik en zijn team direct verschil:

• Elk gespreksverslag is compleet en klopt tot in detail.
• Telefoonnummers worden altijd correct genoteerd.
• Wachttijden zijn nu inzichtelijk én instelbaar.
• Cliënten ervaren de stem van Daan als vriendelijk en professioneel.

Vooral oudere cliënten moesten even wennen aan een AI-stem aan de lijn, maar de reacties zijn inmiddels overwegend positief.

"Daan kiest altijd het juiste script bij de juiste casus. Dat geeft ons team rust en cliënten vertrouwen," zegt Erik.

Slimmere bereikbaarheid: de samenwerking

De samenwerking met Places.nl omschrijft Erik nuchter als "super": korte lijnen, snelle opvolging en één vast aanspreekpunt. Komt er iets op, dan wordt het direct opgepakt. Precies zoals het hoort in een praktijk die vooruit wil.

Benieuwd wat AI voor jouw praktijk kan doen?

Wil je weten hoe AI de bereikbaarheid van jouw praktijk of bedrijf direct kan verbeteren? Of ben je benieuwd wat er tegenwoordig mogelijk is met AI in klantcontact?
Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden.