Bureaucratie in uw bedrijf? Geen zorgen, het heeft ook veel voordelen!

De term bureaucratie kan op vele manieren gebruikt worden. Het kan simpelweg een benoeming zijn van het organisatorisch oplossen van een probleem, maar het wordt ook vaak als een soort scheldwoord gebruikt worden. In de basis is bureaucratie een proces dat wordt gekarakteriseerd door een formele organisatiestructuur. Deze wordt gekenmerkt door arbeidsdeling, hiërarchie, en het bekleden van positie op basis van deskundigheid. Het gaat dus om een interne structuur zonder direct een negatieve connotatie. Maar wat houdt dit alles dan in, en wat kan u voor uw bedrijf wel aanhouden en wat kunt u beter laten varen?

Beleid de basis van bureaucratie

Natuurlijk is bureaucratie niet altijd even prettig. Wanneer protocollen in de basis niet goed zijn opgesteld, dan krijg je situaties waarin de geldende protocollen niet voldoen. Als het gaat om overheidsprotocol zijn hier instanties voor zoals de kafkabrigade of de nationale ombudsman die voor de burger op kunnen komen. Als er een bureaucratische cultuur/structuur in uw onderneming heerst, is het uitermate belangrijk de basis van protocollen en regels zo waterdicht mogelijk te maken en te waken voor situaties die net niet passen binnen dit opgestelde plan.

Bureaucratie in uw bedrijf?

Wanneer heerst er in uw bedrijf dan bureaucratie? Kan dit ongemerkt optreden, of expliciet ingevoerd worden? Beide kunnen waar zijn, aangezien het gaat om een interne organisatiestructuur. U kunt uw bedrijf typeren als bureaucratisch wanneer er horizontale en verticale verdeling is van arbeid en er een goed omschreven hiërarchie is. Daarnaast kunt u van bureaucratie spreken als bij het vertrekken van een medewerker de functie nog blijft bestaan. Ook zijn de regels en procedures in een bureaucratie gestandaardiseerd en geformaliseerd met als doel gedrag te controleren. Een laatste kenmerk is de werving van personeel, deze gebeurt op basis van competenties (en niet op basis van geslacht, afkomst, persoonlijkheid en of de persoon in het team past).

Voordelen van bureaucratie

Wanneer het gaat om het verlenen van diensten of het verdelen van bepaalde middelen, dan is bureaucratie een goede manier van werken. Deze structuur zorgt er namelijk voor dat medewerkers niet de macht in eigen handen kunnen nemen. Het volgen van regels en de controleerbaarheid hiervan zorgt er namelijk voor dat er geen vriendjespolitiek kan ontstaan. Wanneer de een bevoordeeld wordt, wordt gelijktijdig altijd iemand anders benadeeld. Bureaucratie zorgt er door de verticale verdeling van arbeid voor, dat er altijd in hoger beroep gegaan kan worden bij een instantie die hoger staat dan het individu dat de regel heeft gehandhaafd. Bureaucratie is dan ook niet zomaar in het leven geroepen, maar heeft een (vaak) goed effect op de maatschappij waarin we leven.

Aandachtspunten bij het hanteren van bureaucratie

De negatieve gevolgen van bureaucratie zijn eenieder wel bekend. Regeltjes kunnen tot gevolg hebben dat men deze op een rigide manier hanteert. Wees hier dan ook op bedacht. Soms zijn procedures omslachtig, waardoor mensen van het kastje naar de muur gestuurd worden. Om dit te voorkomen is het belangrijk om de arbeidsdeling zo te maken dat medewerkers onderling kunnen communiceren over hetzelfde probleem. Ook wordt bij fouten de schuld vaak afgeschoven op een ander. Wanneer de cultuur echter zorgt voor algehele verantwoordelijkheid, is ieder lid van de organisatie betrokken bij de zaken die zij op het bureau krijgen. Verder moet het niet mogelijk zijn om gunsten te doen, deze gunsten zouden dan altijd in handen vallen van mensen die goed kunnen manipuleren. Een zekere afstand tot de aanvrager of klant is dus geboden, maar het hebben van een persoonlijk gesprek met deze persoon, moet wel een mogelijkheid blijven. Het volledig invoeren van een statig bureaucratische cultuur is meestal geen goed idee, maar wees er niet al te bang voor en kies voor bureaucratie op plekken waar uw bedrijf gestructureerder of eerlijker te werk kan gaan.

Foto: Pixabay