Bring Your Own Device: iedere medewerker werkt met zijn eigen vertrouwde apparaat

Bijna elke Nederlander heeft tegenwoordig op zijn minst één smartphone, en in zeker de helft van alle huishoudens is tenminste één laptop of tablet voorhanden. Deze privé devices kunnen met instemming van de medewerkers in de meeste gevallen ook prima ingezet worden voor zakelijke doeleinden. Het gebruik van privé devices op kantoor wordt ook wel Bring Your Own Device (BYOD) genoemd. Iets voor jou? Wij zetten de voor- en nadelen op een rijtje.

Het grootste voordeel: vertrouwd met het apparaat

Het voornaamste voordeel van BYOD is dat iedere werknemer de apparaten gebruikt die hij of zij het prettigst vindt. Werknemers zijn vertrouwd met de devices en kennen de ins en outs van het besturingssysteem. De introductie van een telefoon van de zaak kan nog wel eens leiden tot aanloopproblemen, die op hun beurt weer kunnen leiden tot minder productiviteit omdat medewerkers problemen hebben met de besturing van hun mobiele device. Je wil voorkomen dat bedrijfsprocessen om deze reden vastlopen.

Meer voordelen

Aan een telefoon van de zaak zitten veel kosten verbonden voor de werkgever. Bij BYOD hoeft er vanuit het bedrijf geen dure nieuwe apparatuur te worden aangeschaft. Dit scheelt in de kosten. Wel is het mogelijk om een maandelijkse vergoeding aan de medewerker uit te keren in ruil voor het regelmatig zakelijk gebruik van de privé telefoon of het vergoeden van abonnementskosten. Daarnaast worden ook onderhoudskosten bespaard. Een werknemer die zijn eigen devices gebruikt, kijkt nauwkeuriger naar de noodzaak van onderhoud, software updates en vervanging. Met name bij telefoons stappen veel gebruikers om de twee jaar over op een nieuw exemplaar. Medewerkers werken dan met de nieuwste apps en software. Bovendien zullen werknemers vaak netter omgaan met hun eigen spullen dan met een telefoon van de zaak.

Een groot nadeel: beveiliging

Voor de IT-afdeling is BYOD een grote uitdaging. Zij moeten alle verschillende devices managen en zorgen dat deze apparaten veilig toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk. Er zitten veel verschillen in de besturingssystemen. Zo heeft zelfs Android al verschillende software bij verschillende smartphone-fabrikanten als HTC en Samsung. Hierdoor kent elke variant zijn eigen specifieke uitdagingen op beveiligingsgebied. Daarbij komt dat het in het geval van een verloren device lastiger wordt adequaat te reageren, bijvoorbeeld door de inhoud op afstand te wissen. Het gaat dan immers om het privébezit van de betrokken medewerker. Over verlies gesproken: wie is er verantwoordelijk bij verlies van het apparaat of bij een datalek op het device? Hier zullen werkgever en werknemer goede afspraken over moeten maken. Andere risico's schuilen in de gegevensuitwisseling en communicatie tussen het device en de computers van de organisatie

Variatie: CYOD

Een goed alternatief voor BYOD is CYOD. Apparaten worden nog steeds zakelijk en privé gebruikt, maar de werkgever beperkt het aantal keuzes aan devices. Het beheer en de beveiliging van apparaten wordt hierbij meer in de hand gehouden. Het bedrijf maakt een beperkte selectie uit het totaal aantal beschikbare mobiele devices, en laat het aan de werknemers om zelf uit deze selectie te kiezen welk device ze voor hun werk willen gebruiken. Uit onderzoek blijkt dat dit alternatief aan populariteit wint. Veel werkgevers nemen de meest populaire mobiele devices op in hun selectie en daar zijn werknemers blij mee. Als zij gratis van het bedrijf een prettige telefoon kunnen krijgen en daar gedeeltelijk in kunnen kiezen, vervalt de voorkeur voor het zelf aanschaffen van een telefoon.