Zakelijk e-mailadres aanmaken: stappen, kosten en instellen

Een zakelijk e-mailadres is een adres op de domeinnaam van je bedrijf, zoals info@jouwbedrijf.nl of naam@jouwbedrijf.nl. Je maakt het aan door een domeinnaam te registreren en daar e-mailhosting bij te nemen, bij je hostingpartij, in een websitepakket of via Google Workspace of Microsoft 365. Daarna stel je het adres in op je telefoon en computer.

De kosten bestaan uit de domeinnaam plus een bedrag per mailbox, bij de grote aanbieders een paar euro per gebruiker per maand. Voor het schrijven van zakelijke mails, met aanhef en afsluiting, is er een apart artikel: hoe schrijf je een zakelijke e-mail.

In dit artikel

• Waarom een zakelijk e-mailadres
• Wat heb je nodig
• Zakelijk e-mailadres aanmaken in zes stappen
• Aanbieders en kosten
• Kan het gratis?
• Welk adres kies je?
• Zakelijke e-mail instellen op je telefoon
• Zakelijke mail op je computer en in Gmail
• Je zakelijke mail beveiligen
• Zakelijk e-mailadres via Places
• Veelgestelde vragen

Waarom een zakelijk e-mailadres

Een zakelijk e-mailadres laat zien bij welk bedrijf de afzender hoort, en het past bij je website. Een adres als jouwbedrijf@gmail.com werkt ook, maar daarvan kan de ontvanger niet zien of het van jouw bedrijf komt. Een adres van je internetprovider hoort bij je abonnement daar, en dat maakt overstappen lastig.

Een adres op je eigen domeinnaam blijft van jou. Stap je over naar een andere mailaanbieder, dan verhuis je de mailboxen en houd je hetzelfde adres. Je kunt ook adressen maken voor medewerkers, en als iemand vertrekt, blijft de mailbox bij het bedrijf.

Wat heb je nodig voor een zakelijk e-mailadres

Voor een zakelijk e-mailadres heb je twee dingen nodig.

• Een domeinnaam, het deel na het @-teken. Een .nl-domeinnaam registreer je via een registrar, bijvoorbeeld een hostingpartij. SIDN, de beheerder van .nl, verwerkt de aanvraag, en volgens SIDN is de naam daarna binnen een uur actief.
• E-mailhosting, een dienst die je mailbox op een server bewaart en je mail verstuurt en ontvangt. Die zit vaak bij je hosting of websitepakket, of je neemt hem af bij Google of Microsoft.

Heb je al een website, dan heb je meestal ook al een domeinnaam. Kijk dan eerst bij je hostingpartij of er mailboxen in je pakket zitten. Moet je nog een naam kiezen, lees dan eerst hoe je een geschikte domeinnaam kiest.

Zakelijk e-mailadres aanmaken in zes stappen

1. Kies een domeinnaam en controleer of hij vrij is. Een korte naam die lijkt op je bedrijfsnaam is voor klanten het makkelijkst te spellen.
2. Kies een aanbieder voor je mail: je hostingpartij of websitepakket, Google Workspace of Microsoft 365. In de tabel hieronder zie je wat ze kosten.
3. Registreer de domeinnaam en sluit het mailpakket af. Bij een websitepakket gaat dat vaak in één keer.
4. Maak in het beheerscherm van je aanbieder de mailbox aan, bijvoorbeeld info@ of je voornaam@, en kies een sterk wachtwoord.
5. Staan je domeinnaam en je mail bij verschillende partijen, zet dan bij je domeinnaam de MX-records en de andere DNS-gegevens die je mailaanbieder opgeeft. De MX-records vertellen andere mailservers waar jouw post naartoe moet.
6. Stel het adres in op je telefoon en computer en test of versturen en ontvangen werkt, bijvoorbeeld door een mail naar een ander adres van jezelf te sturen en daarop te antwoorden.

Na stap 5 kan het even duren voordat de nieuwe instellingen overal zijn doorgevoerd. Je mailaanbieder vermeldt hoe lang dat maximaal duurt.

Aanbieders en kosten van een zakelijk e-mailadres

Er zijn grofweg vier soorten aanbieders. De bedragen in de tabel gelden per gebruiker per maand en komen van de sites van de aanbieders in het najaar van 2026. De domeinnaam betaal je apart, tenzij die in je pakket zit.

Bij Google Workspace en Microsoft 365 betaal je per persoon die een eigen mailbox nodig heeft. Extra adressen voor dezelfde persoon, zoals info@ naast je eigen naam, voeg je toe als alias. Google Workspace staat 30 aliassen per gebruiker toe zonder extra kosten, Microsoft 365 400 per gebruiker.

Kun je een zakelijk e-mailadres gratis maken?

Helemaal gratis lukt bijna nooit, omdat je voor een adres op je eigen domein een domeinnaam nodig hebt en die kost geld. Het mailgedeelte kan wel gratis. Zoho Mail heeft volgens de prijspagina een gratis abonnement voor maximaal vijf gebruikers met 5 GB per gebruiker en één domein. Je kunt die mail dan niet via IMAP of POP in een andere mailapp lezen, en het abonnement is niet in elk datacentrum van Zoho beschikbaar.

Een gratis adres als jouwbedrijf@gmail.com of jouwbedrijf@outlook.com staat niet op je eigen domein. Om mee te beginnen kan dat, maar als je later overstapt, moeten al je klanten een nieuw adres krijgen.

Welk zakelijk e-mailadres kies je?

De meeste bedrijven gebruiken een algemeen adres en persoonlijke adressen naast elkaar.

• Een algemeen adres als info@ of contact@ zet je op je website en visitekaartje. Het blijft hetzelfde als er iemand vertrekt.
• Een persoonlijk adres als voornaam@ of voornaam.achternaam@ gebruik je voor klanten met wie je zelf contact hebt.
• Een adres voor een taak, zoals facturen@ of offerte@, helpt om mail te sorteren. Dat maak je meestal als alias, zodat de mail in een bestaande mailbox binnenkomt.

Houd het adres kort en makkelijk te spellen, zonder streepjes of cijfers die je aan de telefoon moet uitleggen. Twijfel je nog over de naam van je bedrijf, lees dan waarom je beter een simpele bedrijfsnaam kiest.

Zakelijke e-mail instellen op je telefoon

Gebruik je Google Workspace, dan log je in de Gmail-app in met je zakelijke adres. Bij Microsoft 365 gebruik je de Outlook-app. Staat je mail bij een hostingpartij, dan voeg je het adres toe in de mailapp van je telefoon. Kies daarbij IMAP, dan blijft je mail op de server staan en zie je op je telefoon en je computer dezelfde berichten en mappen.

Zakelijke mail op een iPhone

Op een iPhone gaat het zo, volgens de supportpagina van Apple.

1. Ga naar Instellingen en tik op Apps.
2. Tik op Mail en daarna op Mailaccounts.
3. Tik op Nieuwe account, voer je e-mailadres in en tik op Volgende.
4. Tik op Voeg andere account toe en daarna op Mail-account.
5. Vul je naam, e-mailadres, wachtwoord en een beschrijving in en tik op Volgende.
6. Vindt de iPhone de instellingen niet zelf, kies dan IMAP en vul de server voor inkomende en uitgaande post in.

Zakelijke mail op een Android-telefoon

Op Android gebruik je bijvoorbeeld de Gmail-app. De stappen komen uit de uitleg van Google.

1. Open de Gmail-app en tik rechtsboven in de zoekbalk op je profiel.
2. Tik op Nog een account toevoegen en daarna op Anders.
3. Voer je volledige e-mailadres in en tik op Volgende.
4. Kies Persoonlijk (IMAP) en voer je wachtwoord in.
5. Vul de IMAP-instellingen van je aanbieder in en volg de stappen op het scherm.

De serverinstellingen krijg je van je mailaanbieder. Het gaat om de server voor inkomende post (IMAP), de server voor uitgaande post (SMTP), de poorten en je gebruikersnaam, meestal je volledige e-mailadres. Google noemt poort 993 met SSL/TLS als voorbeeld voor IMAP.

Zakelijke mail op je computer en in Gmail

Op je computer werkt het op dezelfde manier. In Outlook, Apple Mail of Thunderbird voeg je een account toe met je e-mailadres en wachtwoord, en vul je de servergegevens in als het programma ze niet zelf vindt. Bij Google Workspace en Microsoft 365 kun je ook in de browser werken.

Wil je je zakelijke mail lezen in een gratis Gmail-account, let dan op. Google stopt in januari 2027 met Sturen als, Gmailify en het ophalen van mail via POP voor adressen van andere aanbieders. Daarna kun je in Gmail op het web zo'n adres niet meer toevoegen of ermee mailen, staat in Gmail Help. In de Gmail-app voor Android, iPhone en iPad kun je een zakelijk adres van een andere aanbieder wel blijven toevoegen. Wil je Gmail met je eigen domein gebruiken, dan is Google Workspace daarvoor bedoeld.

Je zakelijke mail beveiligen en goed laten aankomen

Met drie instellingen in de DNS van je domeinnaam laat je zien dat mail van jouw domein echt van jou komt. Mailaanbieders gebruiken ze om spam en phishing tegen te houden.

• SPF is een lijst van servers die namens jouw domein mail mogen versturen.
• DKIM zet een digitale handtekening op elke mail die je verstuurt.
• DMARC vertelt de ontvanger wat hij moet doen met mail die niet door de controle van SPF of DKIM komt, en stuurt jou daar rapporten over.

Google eist sinds 1 februari 2024 dat iedereen die mail naar Gmail-adressen stuurt minstens SPF of DKIM heeft ingesteld. Wie meer dan 5.000 berichten per dag verstuurt, moet alle drie instellen, volgens de richtlijnen voor afzenders. De gegevens om in te vullen krijg je van je mailaanbieder. Of het goed staat, test je gratis op Internet.nl, een initiatief van de internetgemeenschap en de Nederlandse overheid. De KVK raadt die test aan bij de zeven acties om je bedrijf te beschermen.

Zet ook inloggen in twee stappen aan op je mailaccount, want dan komt iemand die je wachtwoord heeft buitgemaakt nog niet in je mailbox. Ook dat advies staat in het overzicht van de KVK.

Zakelijk e-mailadres via Places

Bij de websitepakketten van Places zit een zakelijk e-mailadres met een inbox van 25 GB en onbeperkt aliassen, samen met de domeinnaam en hosting. Website Basis kost 29 euro per maand plus 95 euro opstartkosten, Website Professioneel 59 euro per maand plus 295 euro opstartkosten. Een losse domeinnaam kost bij Places het eerste jaar 1 euro en daarna 3,45 euro per jaar.

Veelgestelde vragen over een zakelijk e-mailadres

Hoe krijg je een zakelijk e-mailadres?

Je hebt een domeinnaam en e-mailhosting nodig. Registreer de domeinnaam bij een hostingpartij of andere registrar, neem daar of bij Google Workspace of Microsoft 365 een mailbox af en maak in het beheerscherm het adres aan. Bij een websitepakket met mail zit dat er vaak al bij.

Hoe kun je zakelijke e-mail ontvangen op je telefoon?

Voeg het adres toe in de mailapp van je telefoon, of gebruik de Gmail-app bij Google Workspace en de Outlook-app bij Microsoft 365. Kies bij een hostingpartij voor IMAP en vul de servergegevens van je aanbieder in. Dan zie je op je telefoon en je computer dezelfde mail.

Wat kost een zakelijk e-mailadres?

Je betaalt voor de domeinnaam en voor de mailbox. Google Workspace Business Starter kost 6,80 euro per gebruiker per maand met een jaarcontract en Microsoft 365 Business Basic 6,07 euro exclusief btw. Bij sommige websitepakketten, zoals die van Places, zit een mailbox in de prijs.

Kun je een zakelijk e-mailadres gratis aanmaken?

Het mailgedeelte kan gratis, bijvoorbeeld met het gratis abonnement van Zoho Mail voor maximaal vijf gebruikers. De domeinnaam moet je wel betalen. Een gratis adres bij Gmail of Outlook.com staat niet op je eigen domein.

Kun je je zakelijke mail in Gmail gebruiken?

In de Gmail-app voor Android, iPhone en iPad kun je een zakelijk adres van een andere aanbieder via IMAP toevoegen. In Gmail op het web stopt Google in januari 2027 met Sturen als, Gmailify en ophalen via POP voor zulke adressen. Wil je Gmail met je eigen domein, neem dan Google Workspace.

Bronnen: prijspagina's van Google Workspace, Microsoft 365 en Zoho Mail (najaar 2026), SIDN, Apple Support, Gmail Help, Google Workspace Help, Microsoft Learn, Internet.nl en KVK.