WhatsApp zakelijk gebruiken voor je klantenservice

WhatsApp zakelijk gebruiken doe je met WhatsApp Business. Voor de meeste kleine bedrijven is de gratis WhatsApp Business-app genoeg: je krijgt een bedrijfsprofiel, automatische begroetings- en afwezigheidsberichten, snelle antwoorden en labels om chats te ordenen. Wil je WhatsApp koppelen aan een klantenservicesysteem, een chatbot of andere software, dan kom je uit bij het betaalde WhatsApp Business Platform.

Voor klantenservice ligt WhatsApp voor de hand. Volgens het CBS verstuurde 94,8 procent van de Nederlanders van 12 jaar en ouder in 2025 berichten via internet, bijvoorbeeld met WhatsApp. Een klant kan een foto van het probleem meesturen, en het gesprek blijft voor jullie allebei terug te lezen.

In het kort

• De WhatsApp Business-app is gratis te downloaden en past bij de meeste kleine bedrijven.
• Gebruik een apart nummer voor je bedrijf. Een vast nummer kan ook.
• Stel een begroetings- en afwezigheidsbericht in, zodat klanten weten wanneer ze antwoord krijgen.
• Voor reclame via WhatsApp heb je volgens de ACM vooraf toestemming nodig, behalve bij bestaande klanten voor vergelijkbare producten.

In dit artikel

• Wat is WhatsApp Business?
• WhatsApp Business-app of WhatsApp Business Platform
• WhatsApp Business instellen in 5 stappen
• Tips voor klantenservice via WhatsApp
• Automatisch antwoorden met AI
• Veelgestelde vragen

Wat is WhatsApp Business?

WhatsApp Business is de versie van WhatsApp voor bedrijven. WhatsApp bracht de Business-app in januari 2018 uit, als aparte app naast de gewone WhatsApp. Je krijgt er een bedrijfsprofiel bij en functies om berichten sneller te beantwoorden, en klanten zien dat ze met een bedrijf chatten.

Er zijn twee varianten. De WhatsApp Business-app gebruik je op je telefoon en via WhatsApp Web of de desktopapp op je computer. Het WhatsApp Business Platform is een koppeling (API) die je gebruikt via software, zoals een klantenservicesysteem of een chatbot.

WhatsApp Business-app of WhatsApp Business Platform

De app en het platform verschillen vooral in kosten en in de manier waarop je ermee werkt.

Bij het platform betaal je sinds 1 juli 2025 per bericht dat je verstuurt, afhankelijk van het soort bericht en het land van de ontvanger. Berichten die klanten jou sturen, zijn gratis. Antwoorden die je binnen 24 uur na een bericht van een klant stuurt, heten serviceberichten. Daarvan zijn sinds 1 oktober 2026 per telefoonnummer de eerste 1.000 per maand gratis, volgens de prijsuitleg van Meta.

Voor een bedrijf dat zelf zijn chats beantwoordt, is de app daarom meestal de eenvoudigste keuze.

WhatsApp Business instellen in 5 stappen

1. Kies een nummer

Wil je privé en werk gescheiden houden, gebruik dan een apart nummer voor je bedrijf. Dat kan een tweede mobiel nummer zijn, maar ook een vast nummer. Volgens de documentatie van Meta krijg je de verificatiecode bij een vast nummer via een telefoongesprek in plaats van per sms.

Zet je je bestaande nummer over naar WhatsApp Business, dan verhuizen je chats mee via een back-up. Gebruik je dat nummer ook privé, dan komen zakelijke en privéchats wel in dezelfde app terecht.

2. Download de app en bevestig je nummer

De WhatsApp Business-app is gratis te downloaden in de Google Play Store en de App Store. Na het installeren vul je je nummer in en bevestig je het met de code die je ontvangt.

3. Vul je bedrijfsprofiel in

In je bedrijfsprofiel zet je onder meer een beschrijving, je adres, je e-mailadres, je website en je openingstijden. Gebruik dezelfde bedrijfsnaam, hetzelfde adres en dezelfde openingstijden als in je Google Bedrijfsprofiel en op je website, zodat klanten overal dezelfde gegevens zien.

4. Stel automatische berichten en snelle antwoorden in

Met een begroetingsbericht krijgt een nieuwe klant meteen een reactie, en met een afwezigheidsbericht weet hij wanneer je weer reageert. Je vindt beide in de app bij Instellingen en dan Bedrijfstools; de namen kunnen per versie iets verschillen. Voor het afwezigheidsbericht kies je of het altijd wordt verstuurd, alleen buiten je openingstijden of volgens een eigen planning.

Snelle antwoorden zijn opgeslagen teksten voor vragen die vaak terugkomen, zoals je adres of je tarieven. Volgens WhatsApp roep je ze in een chat op door een schuine streep (/) te typen.

Voorbeeld van een afwezigheidsbericht: "Bedankt voor je bericht. We zijn op dit moment gesloten. Op werkdagen reageren we tussen 8.00 en 17.30 uur. Heb je een storing die niet kan wachten, bel dan [spoednummer]."

5. Laat klanten weten dat ze je kunnen appen

Zet je WhatsApp-nummer op je website, in je e-mailhandtekening en in je voicemail. Op je website kun je een knop plaatsen met een klik-om-te-chatten-link, die direct een chat met je bedrijf opent. In sommige regio's kun je in je Google Bedrijfsprofiel bij de contactgegevens een WhatsApp-link toevoegen. Zie je die optie niet, dan is ze voor jouw profiel nog niet beschikbaar.

Tips voor klantenservice via WhatsApp

• Zeg in je begroetingsbericht wanneer klanten antwoord kunnen verwachten, en houd je daaraan.
• Vraag om een foto of video als dat helpt, bijvoorbeeld van een lekkage of een kapot onderdeel.
• Gebruik labels om bij te houden welke chats nog openstaan, op een reactie van de klant wachten of klaar zijn.
• Vraag niet meer persoonsgegevens dan je nodig hebt en laat klanten geen wachtwoorden of betaalgegevens in de chat zetten.
• Stel bij een ingewikkelde klacht voor om te bellen en spreek daar een moment voor af.

Zorg dat je naast WhatsApp ook aan de telefoon goed bereikbaar bent. Hoe je dat aanpakt, lees je in de tips voor betere telefonische bereikbaarheid. Reageer je ook op berichten en reviews op social media, lees dan hoe je webcare aanpakt. Met de WhatsApp-status laat je klanten daarnaast updates zien, zoals aangepaste openingstijden.

Wil je klanten via WhatsApp aanbiedingen sturen, dan gelden dezelfde regels als voor reclame per e-mail. Volgens de ACM heb je daarvoor vooraf toestemming nodig, behalve bij bestaande klanten voor producten of diensten die aansluiten op wat ze eerder kochten. Laat in elk bericht zien wie de afzender is en maak afmelden makkelijk.

Automatisch antwoorden met AI

Krijg je veel dezelfde vragen, dan kan een AI-assistent een deel van de berichten beantwoorden. Laat klanten dan weten dat ze met een AI-assistent chatten en zorg dat ze ook een medewerker kunnen bereiken. Dat adviseren ACM en AP in hun opinie over chatbots bij klantenservice. Sinds 2 augustus 2026 gelden ook de transparantieregels van de Europese AI-verordening, waardoor mensen moeten weten wanneer ze rechtstreeks met een AI-systeem communiceren.

Bij Places kun je hiervoor AI WhatsApp Beantwoording nemen, voor 9 euro per maand plus 0,25 euro per gesprek. Heb je nog geen apart nummer voor WhatsApp, dan kan dat met een WhatsApp Business Nummer, vanaf 5 euro per maand.

Veelgestelde vragen over WhatsApp zakelijk

Is WhatsApp Business gratis?

De WhatsApp Business-app is gratis te downloaden. Voor het WhatsApp Business Platform, de koppeling voor software, betaal je volgens de prijsuitleg van Meta per verzonden bericht, afhankelijk van het soort bericht en het land van de ontvanger.

Kan ik WhatsApp Business met een vast nummer gebruiken?

Ja, ook met een vast nummer kun je WhatsApp Business gebruiken. De verificatiecode krijg je dan volgens de documentatie van Meta via een telefoongesprek in plaats van per sms. Zo kunnen klanten je appen op hetzelfde nummer dat ze bellen.

Hoe stel je een afwezigheidsbericht in bij WhatsApp Business?

Ga in de app naar Instellingen, dan Bedrijfstools, en kies Afwezigheidsbericht. Schrijf je tekst en kies of het bericht altijd wordt verstuurd, alleen buiten je openingstijden of volgens een eigen planning.

Kan ik mijn bestaande WhatsApp-nummer zakelijk gebruiken?

Dat kan door het nummer over te zetten naar de WhatsApp Business-app. Je chats neem je mee met een back-up. Gebruik je het nummer ook privé, dan lopen zakelijke en privéchats wel door elkaar, en een apart nummer houdt ze gescheiden.

Bijgewerkt op 1 november 2026.

Bronnen: WhatsApp en WhatsApp Business, de prijsuitleg en documentatie van Meta voor het WhatsApp Business Platform, het CBS (Digitalisering en kenniseconomie 2025), Google Bedrijfsprofiel Help, de ACM over spam, de opinie van ACM en AP over chatbots bij klantenservice en de Europese Commissie over de AI-verordening.