6 Tips: effectief vergaderen, dat doet u zo!

Bedrijven besteden vele uren aan vergaderen, zowel online als offline. Vaak voelt het alsof u wel honderd nuttige dingen had kunnen doen met uw kostbare tijd. Zonde natuurlijk, want een vergadering kan ook effectief zijn. Kleine tips kunnen u al helpen om een zo effectief mogelijke vergadering te hebben. In dit artikel leest u er een aantal om u op weg te helpen.

#1 Is een vergadering wel echt nodig?

Plan alleen een vergadering als er echt iets te vergaderen valt. Een kort gesprek, telefoontje, e-mail of chat kan ook voldoende zijn, afhankelijk van het onderwerp en het aantal betrokken personen.

#2 Plan niet langer dan 1,5 uur in

De gemiddelde aandachtsspanne van de mens is acht seconden. Een vergadering van een uur vraagt al genoeg van de deelnemers, laat staan een meeting die dubbel of driedubbel zo lang duurt. Wie toch langer wil vergaderen, doet er verstandig aan een kwartier pauze in te plannen tussendoor. Maar mocht het leven lukken: vergader dan niet langer dan 1,5 uur.

#3 Benoem altijd het doel, de uitkomst en het waarom van een vergadering

• Doel: wat wilt u doen? Bijvoorbeeld: de planning van het project bespreken.
• Uitkomst: wat wordt het tastbare resultaat? Bijvoorbeeld: een geschreven planning.
• Waarom is dit belangrijk? Bijvoorbeeld: als het project niet op tijd is, verliezen we een gewaardeerde klant. Daarom moet het snel duidelijk zijn hoeveel tijd we nodig hebben.

Handig is om dit alvast te vermelden in uw uitnodiging voor de meeting. Alle deelnemers weten wat zij kunnen verwachten, zodat zij de nodige voorbereiding kunnen treffen. Voorbereide collega's aan tafel zorgen voor een hogere kwaliteit van de vergadering.

#4 Bespreek de belangrijkste onderwerpen eerst

Op uw to-do list komen de belangrijke onderwerpen bovenaan, dus waarom niet op de agenda van een meeting? Dit is dé tip om te voorkomen dat u met uw team bijna een half uur discussieert over een onbelangrijk onderwerp en u daarna nog maar vijf minuten de tijd heeft om een belangrijk onderwerp te bespreken.

#5 Eindig met een samenvatting

Een vergadering eindigt u het beste met een samenvatting van de genomen besluiten en de afgesproken acties. Fijn om misverstanden direct te herstellen nu iedereen nog aanwezig is. Benoem de besluiten en acties ook duidelijk in de notulen. Controleer na enkele dagen of anderen de acties inderdaad hebben uitgevoerd.

#6 Zorg voor afwisseling in de locatie

Mensen worden gelukkig van afwisseling in hun bezigheden en het beleven van nieuwe ervaringen. Dat is gebleken uit onderzoek en is een goede reden om voor voldoende afwisseling te zorgen zodat iedereen gelukkig blijft op de werkvloer en genoeg energie krijgt van meetings. Plan vergaderingen in op verschillende plekken in of rondom uw kantoor. Heeft u er ook wel eens over nagedacht om tijdens een meeting niet te zitten maar te gaan staan? Uit onderzoek blijkt dat dit goed is voor de snelheid van de meeting en de concentratie van de deelnemers.

Foto: Canva