AI-telefonist in de praktijk: Hoe ‘Daan’ van Places.nl bij Fysiotherapie Keulen en Bru

Je wilt goed bereikbaar zijn, maar soms komen er meer telefoontjes binnen dan dat je kunt verwerken. Of het is simpelweg niet mogelijk om de telefoon te beantwoorden.

Zo liep ook Erik Lette, eigenaar van Fysiotherapie Keulen en Brusse uit Bodegraven, vast op bereikbaarheid en structuur. Zijn oplossing? Niet meer werken met een extern, onpersoonlijk callcenter, maar met een slimme AI-telefonist. En de resultaten verrassen hem zelfs.

De uitdaging: wachttijden en gemiste kansen

Je wilt goed bereikbaar zijn, maar soms komen er meer telefoontjes binnen dan dat je kunt verwerken. Of het is simpelweg niet mogelijk om de telefoon te beantwoorden.

Zo liep ook Erik Lette, eigenaar van Fysiotherapie Keulen en Brusse uit Bodegraven, vast op bereikbaarheid en structuur. Zijn oplossing? Niet meer werken met een extern, onpersoonlijk callcenter, maar met een slimme AI-telefonist. En de resultaten verrassen hem zelfs.

Vóór de komst van AI werkte de praktijk naast hun eigen secretaresses met externe telefonistes van een callcenter, maar daar kwamen een aantal structurele uitdagingen uit. Gespreksverslagen waren soms onvolledig, telefoonnummers werden verkeerd genoteerd of het juiste script werd niet gevolgd.

En laten we eerlijk zijn: bij piekuren liep de wachttijd flink op, wat onrust gaf bij zowel het team als de cliënten. Erik zocht naar meer rust, structuur én een betrouwbare achterwacht aan de telefoon.

De aanpak: de stem én de kracht van AI

Samen met Places.nl werd AI-telefonist Daan ingericht. Wat direct opvalt: om cliënten vertrouwd te laten raken met de nieuwe aanpak, start elk gesprek met de stem van hun eigen secretaresse Denise — een bekende stem binnen de praktijk. Daarna neemt Daan het over en begeleidt de beller stap voor stap.

Volledig zelfstandig herkent Daan het juiste protocol en noteert de relevante gegevens. Deze gegevens worden goed uitgevraagd en het transcript van het gesprek volgt snel per mail naar de praktijk.

Ondanks dat de beller de praktijk niet persoonlijk spreekt, geeft het wel een voldaan gevoel en ontzorgt het het team. Er werd geëxperimenteerd met verschillende stemmen en wachttijden zodat de digitale ontvangst écht prettig voelt.

"Daan is sympathiek, volledig en vraagt goed door. Wij hebben er nauwelijks nog omkijken naar," aldus Erik.

Het resultaat: kwaliteit en rust

Sinds de overstap naar Daan merken Erik en zijn team direct verschil:

• Elk gespreksverslag is compleet en klopt tot in detail.
• Telefoonnummers zijn altijd correct genoteerd.
• Wachttijden zijn nu inzichtelijk én instelbaar.
• Cliënten ervaren de telefoonstem van Daan als vriendelijk en professioneel.

Natuurlijk moesten vooral de oudere cliënten even wennen aan een 'AI-stem' als ze de praktijk bellen, maar de reacties zijn inmiddels overwegend positief.

"Daan kiest altijd het juiste script bij de juiste casus. Dat geeft ons team rust en cliënten vertrouwen," zegt Erik.

Slimmere bereikbaarheid: de samenwerking

De samenwerking met Places.nl noemt Erik nuchter "super": korte lijnen, snelle opvolging en één vast aanspreekpunt. Als er iets moet, wordt dat direct opgepakt — precies zoals het hoort in een praktijk die vooruit wil.

Benieuwd wat AI voor jouw praktijk kan doen?

Ben je ook benieuwd hoe AI de bereikbaarheid van jouw praktijk of bedrijf direct kan verbeteren? Of wil je weten wat er tegenwoordig allemaal mogelijk is met AI in klantcontact?
Neem dan contact op met Places.nl en ontdek de mogelijkheden.