Hoe weet u wie u aan de lijn heeft?

Ondernemers hebben er dagelijks mee te maken. U wordt gebeld, maar u heeft geen flauw idee wie u aan de andere kant van de lijn heeft. Toch vormt er zich onbewust een beeld van degene die u spreekt. Is het een hij of een zij, binnen- of buitenlands, jong of oud? Heeft degene een accent en gebruikt hij of zij veel straattaal? Maar u stelt zich ook voor hoe iemand er uit ziet, groot of klein, dik of dun, blond of bruin. En wat voor opleiding iemand heeft genoten of wat voor beroep iemand uitoefent.

Wat u zegt bent u zelf

Dit proces is heel natuurlijk, maar niet iedereen staat er altijd bij stil. Zeker voor iemand die dagelijks telefonische oproepen moet beantwoorden is het handig om hier juist wel bewust van te zijn. Wees bewust van de ander, zorg ervoor dat diegene zich fijner voelt en meer geïnteresseerd is, en dat heeft natuurlijk alleen maar voordelen voor uw bedrijf. De zekere 'gun factor' speelt hier ook zeker een rol; wanneer u iemand sympathiek vindt, bent u sneller geneigd om diegene een gunst te verlenen.

De sleutel tot een goed telefoongesprek

Wees duidelijk. Zorg voor een goede zithouding, bereid voor wat u wilt zeggen en zorg dat u al uw benodigdheden bij de hand hebt. Haal regelmatig adem en articuleer goed. Voor de ander bent u dan het beste te begrijpen en dit voorkomt een hele hoop verwarring. Ook straalt u op deze manier zelfvertrouwen uit. Als u weet waar u voor staat, is het voor de ander gemakkelijker om dat aan te nemen. Nervositeit merken mensen feilloos op. Pas uw taal aan naar de klant. Een kloof tussen beide partijen kan voor onbegrip zorgen. Stel de ander daarom eerst een vraag om te peilen wat voor taalgebruik iemand heeft. Pas vervolgens uw taalgebruik daar naar aan. Misschien moet u bij ouderen iets harder en langzamer praten en gebruikt u bij kinderen andere woorden. Probeer de boodschap met overtuiging over te brengen. Geloof in wat u wilt vertellen, zo gelooft de ander u sneller. Het is daarom belangrijk dat u ook zelf overtuigd bent van wat u vertelt. Zowel toon als woordkeus zijn hierbij belangrijk. Ook hierbij geldt dat iedere aarzeling wordt opgemerkt. Stel uw klant op zijn of haar gemak. Sommige mensen willen gewoon even gehoord worden of met iemand praten. Geef mensen dus ook de ruimte om dit te doen. Stel vragen en wees geïnteresseerd. Als u iemand op zijn gemak stelt, vergroot u de kans dat diegene open zal staan voor uw verhaal. Laat enthousiasme doorklinken in uw stem. Enthousiasme werkt aanstekelijk. Iedere glimlach is te horen in uw stem, maar iedere ontevreden blik dus ook. Probeer daarom ook zoveel mogelijk te glimlachen tijdens het gesprek. Mensen pikken dit op en nemen dit over. Een enthousiaste stem is veel prettiger om naar te luisteren dan een zeurpiet. Bovendien klinkt dit veel natuurlijker dan wanneer enthousiasme gemaakt is. Blijf vriendelijk. Hierbij is de 'gun factor' erg belangrijk. Er blijkt dat mensen die vriendelijk zijn, medeleven tonen en empathisch zijn, meer voor elkaar krijgen dan anderen. Houd dit dus in uw achterhoofd wanneer u aan de telefoon bent. Mensen zullen veel sneller bereid zijn u een gunst te verlenen, dan wanneer u kortaf en onvriendelijk bent.

Besteed uw telefonische afhandeling uit

Als u niet in staat bent om zelf de telefoon aan te nemen of hier de mankracht niet voor heeft, dan kunt u er ook voor kiezen om dit door een externe partij te laten doen. U kunt dan als het ware een telefoniste op afstand inschakelen die voor u de telefoon aanneemt. De Places Antwoordservice biedt ondernemers deze service aan tegen een aantrekkelijk tarief. Wij beschikken over een team van getrainde medewerkers die dagelijks deze tips toepassen om gesprekken tot een zo goed mogelijk einde te brengen. Vervolgens geven ze de gegevens van de klant aan u door, zodat u indien gewenst nog contact met ze op kunt nemen. Kijk voor meer informatie eens op onze website of neem contact op met een van onze service medewerkers op telefoonnummer 024 - 3555 299. Probeer de Antwoordservice nu 30 dagen gratis!