Timemanagement: maak het uzelf gemakkelijk met een overzichtelijke planning

Kent u het gevoel altijd tijd tekort te komen? Dat is niet zo gek, want als ondernemer wordt er altijd van alles van u verwacht. U moet a la minute oplossingen uit uw mouw schudden, vergaderingen bijwonen, presentaties geven, aan de toekomst denken en óók nog eens 24/7 bereikbaar zijn. En omdat u zich niet in drieën kunt delen kan het lastig zijn om al deze taken met elkaar te combineren. Toch is een goede planning het halve werk. Met deze timemanagement tips kunt u efficiënter te werk gaan en dus een hoop tijd besparen.

Timemanagement is eigenlijk gedragsmanagement

Het begrip timemanagement impliceert dat we onze tijd kunnen managen, maar dit is niet het geval. We kunnen zelf de tijd niet beïnvloeden, maar wat we wel kunnen doen is ons gedrag veranderen. Door onszelf doelen te stellen kunnen we ervoor zorgen dat we de tijd die we hebben zo optimaal en efficiënt mogelijk benutten. Onze energie wordt dan zo goed mogelijk besteed, wat tijdwinst tot gevolg heeft. Timemanagement is dan ook het managen van ons gedrag om tijdwinst te behalen.

Houd het overzicht met een goede planning

Op een drukke dag heeft u zoveel aan uw hoofd dat u zich het beste kunt concentreren op echt belangrijke dingen. Maak dus onderscheid tussen zaken met prioriteit en zaken waar u ook eventueel morgen naar kunt kijken. Met een goede planning houdt u dus uw hoofd koel tijdens echt stressvolle situaties, omdat u precies weet wat er moet gebeuren.

Houd uw agenda en uw takenlijst gescheiden

Een meeting hier, een conference call daar, uw agenda staat waarschijnlijk al vol genoeg. Houd daarom uw datum gebonden afspraken en takenlijst gescheiden. U kunt dan in één overzicht zien wat u wanneer moet doen. Uw voornemens en to-do list kunt u het beste apart beheren. Zo zorgt u ervoor dat beiden zo overzichtelijk mogelijk blijven.

Probeer zoveel mogelijk deadlines te stellen

Het afstrepen van taken van uw takenlijst geeft voldoening. Probeer uw taken daarom zoveel mogelijk op te delen in haalbare deadlines. Het is motiverender om steeds kleine taken af te handelen, dan te beginnen aan één taak waarvan het einde nog lang niet in zicht is. Bovendien gaat u minder stressvol te werk, dan wanneer u aan meerdere dingen tegelijk moet denken.

Handel uw e-mails op vaste tijdstippen af

In het afhandelen van uw e-mails gaat snel veel tijd zitten. Binnenkomende e-mails zijn ook een constante stoorfactor als u aan het werk bent. Spreek daarom één of meerdere momenten op de dag met uzelf af om uw e-mails te beantwoorden en laat uzelf er tussendoor niet meer door afleiden. Dit verhoogt uw concentratievermogen en zorgt voor een betere productiviteit. Uw afgehandelde e-mails kunt u het beste onderbrengen in mappen. Alles wat dan overblijft en niet relevant is kunt u weggooien; zo blijft uw inbox overzichtelijk.

Wissel inspanning en ontspanning met elkaar af

Nadat u zich hard heeft moeten inspannen om een bepaalde taak af te krijgen, kunt u het beste even pauze nemen. U blijkt gedurende de hele dag het productiefst te zijn als inspanning wordt afgewisseld met ontspanning. Als u direct al uw concentratie besteedt aan één taak zonder daarna te ontspannen, bent u de rest van de dag minder effectief.

Werk aan een opgeruimd bureau

Een onopgeruimd bureau zorgt ervoor dat u zich niet helemaal kunt concentreren op datgene waar u mee bezig bent. U bent hierdoor snel afgeleid en zult meerdere dingen door elkaar willen doen. Een 'clean desk' is bewezen het beste te zijn voor uw productiviteit. Leg dus alleen datgene op uw bureau waar u op dat moment aan werkt. Ruim de rest op of orden het in mappen.

Ruim tijd in voor uw werknemers

Als u werknemers continue bij u mogen binnenwandelen betekent dit dat u steeds wordt gestoord om kleine brandjes op te lossen. U houdt dan nauwelijks tijd over voor uw eigen werkzaamheden. Door uw werknemers dagelijks een vaste tijd te geven waarinzij bij u kunnen langskomen, zorgt u ervoor dat u de rest van de dag ongestoord kunt werken. Houd rekening met hoeveel tijd u hier gemiddeld mee kwijt bent.

Durf nee te zeggen en delegeer uw taken

Als u altijd alles aanpakt, houdt u minder tijd over voor uw eigen taken. Bepaal daarom wat prioriteit heeft en durf tegen de rest af en toe nee te zeggen. U hoeft namelijk niet alles zelf op te lossen. Delegeer en verdeel de taken over uw collega's. Als iedereen een deel van de werklast op zich neemt, bent u sneller klaar.

Schakel onbelangrijke telefoontjes zoveel mogelijk door

Net als e-mails kosten telefonische oproepen erg veel tijd. En u heeft helaas geen controle over uw telefonisch verkeer. Conference calls kunt u wel zoveel mogelijk proberen vast te zetten, maar alle overige oproepen zult u toch echt moeten aannemen. Het scheelt echter wel tijd wanneer u alle onbelangrijke telefoontjes laat filteren door een receptie. Zo hoeft u alleen tijd te besteden aan wat echt belangrijk is.

De Places Antwoordservice

Veel van deze tips lijkten wellicht vanzelfsprekend, maar toch worden ze niet altijd in de praktijk toegepast. Ondernemers kunnen er veel aan hebben om hun dag zoveel mogelijk te structureren. Deze en meer van zulke tips vindt u op MKB Servicedesk of op timemanagementtips.nl. Ook leest u meer over timemanagement op de blog van Places.nl. U vindt hier bijvoorbeeld handige tools voor ondernemers. En heeft u er wel eens aan gedacht om een antwoordservice in te schakelen om uw telefoontjes aan te nemen, zodat u zich beter kunt focussen? De Places Antwoordservice biedt hiervoor de uitkomst. Weg met die overvolle inbox!