Hoe zorgt u ervoor dat klanten u altijd kunnen bereiken? 5 tips voor optimaal klantcontact

Hedendaags verwachten klanten van een organisatie dat zij dag en nacht beschikbaar zijn voor vragen, advies en klachten. Mede door de opkomst van social media zijn organisaties toegankelijker geworden en is de communicatie minder complex. Er zijn meer mogelijkheden om in contact te komen met klanten en mits deze goed benut worden, kan dit resulteren in meer loyaliteit en tevredenheid onder uw klanten. Hoe u het contact vanuit de organisatie kunt optimaliseren leest u in dit artikel.

1. Wees als organisatie bereikbaar via verschillende kanalen

Klanten vinden het fijn als een organisatie op verschillende manieren te bereiken is, in plaats van alleen via telefoon of mail. Social media biedt veel mogelijkheden om de interactie met klanten aan te gaan, bijvoorbeeld via Facebook Messenger voor complexere vragen of via de Facebook pagina van een organisatie voor opmerkingen of klachten. Door het grote bereik van social media hebben klanten meer macht dan voorheen, waardoor het essentieel is dat er op klachten of vragen snel een reactie komt, om te voorkomen dat het escaleert. Bedrijven die deze webcare succesvol toepassen, zijn onder andere KLM of Bol.com.

2. Investeer in medewerkers

Uw werknemers zullen hoogstwaarschijnlijk meer direct contact hebben met klanten dan uzelf. Werknemers zijn daardoor het visitekaartje van een bedrijf, waardoor het uitermate belangrijk is dat zij richting klanten de juiste boodschap uitdragen. Zorg ervoor dat werknemers over de juiste middelen en vaardigheden beschikken om op een geschikte manier met klanten te communiceren. Als uw werknemers gemotiveerd zijn om zich maximaal voor de klant in te zetten, zal dit resulteren in een meer tevredenheid en loyaliteit onder uw klanten.

3. Interactie

Om ervoor te zorgen dat klanten zich meer betrokken gaan voelen bij uw bedrijf, is interactie erg belangrijk. Zorg ervoor dat uw klanten zich gewaardeerd voelen door hun input serieus te nemen. Bijvoorbeeld bij klachten, kunt u naast de gevonden oplossing ook de maatregelen die in de toekomst getroffen worden om te voorkomen dat het weer gebeurd communiceren. Netwerksites zoals Facebook, Twitter of Instagram lenen zich goed voor interactie met klanten, doordat de omgeving het toestaat dat klanten reacties kunnen plaatsen onder posts. Zo kunt u eenvoudig de mening van uw klanten over iets vragen en hier inzicht in krijgen.

4. Maak een FAQ-pagina

Gedurende de tijd zult u merken dat een aantal vragen van consumenten telkens terug lijken te komen. Telkens dezelfde vragen beantwoorden kan nogal wat tijd kosten, waarbij een Frequently Asked Questions pagina uitkomst kan bieden. Hierop kunt u alle vragen met bijbehorende antwoorden verzamelen zodat uw klanten eerst deze pagina kunnen raadplegen alvorens contact op te nemen met een medewerker van de klantenservice.

5. Telefonische bereikbaarheid

Cruciaal voor optimaal klantcontact is een uitstekende telefonische bereikbaarheid. Organisaties die niet of onvoldoende bereikbaar zijn kunnen klanten niet te woord staan, waardoor in het slechtste geval omzet wordt misgelopen. Daarnaast heeft een slechte bereikbaarheid een negatieve invloed op de klanttevredenheid. Bij het runnen van een drukke organisatie kan het er weleens bij inschieten om de telefoon op te nemen, maar dit kunt u eenvoudig uitbesteden aan externe organisaties. Bij Places Antwoordservice kunt u bijvoorbeeld telefoongesprekken doorverbinden aan een automatische antwoordservice, waardoor alle vragen en klachten direct kunnen worden afgehandeld en uw klanten altijd te woord worden gestaan. Het voornaamste voordeel hiervan is dat u dag en nacht bereikbaar bent als organisatie, wat in deze generatie geen overbodige luxe is.

Benieuwd naar de mogelijkheden die Places Antwoordservice voor uw bedrijf kan bieden? Of geheel vrijblijvend een gratis proefperiode aanvragen? Meer informatie vindt u op de website.

Foto: Pixabay