De belastingadministratie: voor veel ondernemers is dit geen plezierig, maar wel belangrijk thema. Het bijhouden van de belastingadministratie is vaak alles behalve leuk. Daarom is het verstandig om uw belasting gedurende het jaar telkens goed bij te houden, want uiteindelijk doet u zich hiermee zelf een groot plezier. Ook na het boekjaar is het belangrijk om alle informatie goed te bewaren, immers heeft u een bewaringsplicht van maar liefst zeven jaar. Daarnaast is het ook zo dat, hoe meer u zelf doet op het gebied van uw administratie, u minder hoeft uit te besteden aan de boekhouder. Dit bespaart u weer een hoop kosten. Om uw administratie goed op orde te houden, kunt u gebruik maken van verschillende tools.

Papier of digitaal?

Het is belangrijk dat u voor uw administratie een keuze maakt tussen bewaren op papier of in een digitaal systeem. Het gebruik maken van twee verschillende systemen wordt niet als verstandig gezien, aangezien dingen dan tussen wal en schip kunnen vallen. Het is dan ook belangrijk dat u alles op één plek bewaart.

Papier

Als u besluit om uw administratie op papier te doen, heeft u twee opties. Het is verstandig om uw papieren belastingadministratie minstens één keer, het liefst twee keer in de maand bij te houden.

Mappen

Ten eerste kunt u ervoor kiezen om gebruik te maken van mappen om uw administratie in te bewaren. Hierbij kunt u gebruik maken voor verschillende tabs, zoals bijvoorbeeld loonstrookjes, verzekeringen, btw, bankafschriften etc. Dit is vooral aan te raden als u een kleinere onderneming hebt, bijvoorbeeld als u zzp"er bent. Anders kan het gemakkelijk te veel papier, en daardoor onoverzichtelijk worden.

Bakken

Een andere manier om uw administratie te organiseren is het gebruik van bakken. Hierbij is het belangrijk dat u duidelijk onderscheid maakt tussen inkomende en uitkomende facturen. Veel boekhouders raden de volgende indeling aan:

1. Inkomende facturen
2. Uitgaande facturen
3. Bonnen en papieren afschriften
4. Fiscale bak: hier komen de gegevens voor de aangifte en de inkomstenbelasting in, en eventuele modelovereenkomsten
5. Contracten en juridische documenten

Digitaal

Tegenwoordig stappen steeds meer mensen over op digitale belastingadministratie. Logisch, want hier kunt u alles op een overzichtelijke manier opslaan en kunnen uw bonnetjes niet kwijt raken of verkreukelen. Naast het opslaan van bestanden op uw computer en het bijhouden in Excel, zijn er ook verschillende andere programma"s waar u gebruik van kunt maken. Het is daarbij belangrijk dat u erop let dat de programma"s het keurmerk "zeker-online" hebben. Dit betekent dat ze aan belangrijke online security eisen voldoen. Daarnaast is het belangrijk dat u zeker bent van een veilige internetverbinding. Ga dus niet met uw belastingadministratie aan de slag op een publiek netwerk.

Bestanden op computer

In wezen vereist het bijhouden van uw belastingadministratie op de computer hetzelfde systeem als wanneer u uw administratie op papier bijhoudt. Zorg ervoor dat u verschillende mapjes maakt, waarin u alles goed geordend houdt. Het kan ook handig zijn om de bestandsnamen van een datum te voorzien. Belangrijke papieren facturen kunt u inscannen of een foto maken met uw smartphone en dan in het passende mapje plaatsen. Handige tip: zorg ervoor dat de belastingadministratiemap op uw computer automatisch synchroniseert met uw cloud. Zo gaat er niets verloren als u problemen heeft met uw computer.

Excel

Excel kan ook handig zijn om de belastingadministratie bij te houden, mits u al met het systeem bekend bent. Excel kan anders lastig zijn om zich in het begin helemaal in te moeten verdiepen. Mocht u voor Excel kiezen, is het handig om gebruik te maken van de vele templates met betrekking tot de belastingadministratie die online te vinden zijn. Hierin zitten formules in verwerkt die automatisch sommen optellen of bijvoorbeeld het BTW percentage uitrekenen.

Tellow

Dit is een app die wordt aangeboden door de Rabobank en gekoppeld kan worden aan uw zakelijke rekening. De app zorgt voor een automatisatie van uw btw-aangifte. U kunt gemakkelijk foto"s maken van uw bonnen en deze uploaden. De app verwerkt deze dan zelf. Door hiervan gebruik te maken krijgt uw eventuele boekhouder echt een controlerende rol, aangezien u zelf alles in het systeem invoert. Tellow is ook voorzien van het keurmerk "zeker-online".

Twinfield

Twinfield is een ander systeem om uw belastingadministratie bij te houden. U kunt hierbij gebruik maken van verschillende pakketten, zoals het zzp-pakket of het MKB-pakket. U kunt Twinfield koppelen aan verschillende systemen, zoals bijvoorbeeld dat van uw bank. Dit maakt dat u minder dingen dubbel hoeft te verwerken. Ook Twinfield is voorzien van het keurmerk "zeker-online".

We wensen u veel succes met uw belastingadministratie!

Foto: Bigstock